Avis 20143071 Séance du 18/09/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 août 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Florent-sur-Cher à sa demande de communication par envoi électronique des documents détenus pour les années 2011, 2012, 2013 et 2014 : 1) le budget primitif et annexes, par nature ; 2) le budget supplémentaire et annexes, par nature ; 3) le compte administratif et annexes, par nature ; 4) les décisions modificatives et annexes, par nature ; 5) le budget primitif et annexes, par fonction ; 6) le budget supplémentaire et annexes, par fonction ; 7) le compte administratif et annexes, par fonction ; 8) les décisions modificatives et annexes, par fonction ; 9) le budget primitif présentation simplifiée ; 10) le budget supplémentaire présentation simplifiée ; 11) le compte administratif présentation simplifiée ; 12) les décisions modificatives présentation simplifiée ; 13) la liste détaillée des subventions faites aux associations : a) classée par nature d'association (si cela existe), avec la subvention de l'année N-1 ; b) la demande de subvention de l'année N ; c) la part d'avantages en nature de l'année N ; d) la subvention accordée de l'année N ; e) la raison de la différence entre subvention demandée et accordée ; 14) pour chacune des taxes perçues par la commune : le nom de la taxe ; le montant de base d'imposition ; le taux de la taxe et le montant du produit de la taxe ; 15) le compte-rendu du conseil municipal du 20 juin 2014 portant sur les élections sénatoriales de 2014. La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des articles L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable sur les points 1) à 13) d) et 15). La commission précise en revanche que la loi du 17 juillet 1978 garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 13 e) et sur le point 14) de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements si les informations sollicitées ne figurent pas sur un document existant. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.