Avis 20143015 Séance du 02/10/2014

Monsieur X-X X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 août 2014, à la suite du refus opposé par le président du centre communal d'action sociale de Puygouzon à sa demande de communication des documents suivants concernant l'EPHAD « La Maison du Lac » : 1) la convention tripartite ; 2) le bilan social de la collectivité pour 2013 ; 3) le tableau de ses effectifs ; 4) le tableau de l'ensemble de son personnel (titulaires, contractuels, stagiaires), comportant la date d'entrée au sein de l'établissement, la catégorie, le grade et l'échelon ; 5) le tableau d'avancement de 2013 établi pour le compte de l'année 2014 ; 6) les délibérations de la collectivité concernant : a) les heures supplémentaires ; b) les indemnités de travail de nuit ; c) les indemnités de travail du dimanche et des jours fériés ; d) le régime indemnitaire ; e) les primes diverses ; f) les horaires hebdomadaires de l'établissement ; g) la politique d'avancement ; h) le régime des congés ; i) l'action sociale. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. La commission, qui prend note de la réponse qui lui a été adressée par le président du centre communal d'action sociale de Puygouzon, estime que les documents visés aux points 1) et 2) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve, le cas échéant, de l’occultation des mentions couvertes par l’un des secrets mentionnés à l’article 6 de cette loi. Elle considère également, s’agissant des documents visés aux points 3) et 4), qu’une liste des agents d'une collectivité publique comportant la date d'entrée au sein de l'établissement, la catégorie, le grade et l'échelon de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission est en revanche défavorable à la communication des mentions d'une telle liste faisant apparaître l’âge, l’adresse personnelle et le numéro de téléphone portable. (CE, 10 avril 1991, Cne de Louviers c/ Mabire-Bex, req. n°112904, Lebon T. 948). En ce qui concerne le document visé au point 5), la commission relève qu’un tableau d’avancement, qui met en œuvre dans le cadre d’un corps ou d’un cadre d’emploi le principe d’égal accès aux emplois publics en faisant apparaître l’ordre dans lequel les promotions doivent s’effectuer sans faire apparaître ni notes, ni appréciations littérales, n’est pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission estime donc que sont communicables à tous, ces tableaux d’avancements. La commission estime, enfin, que les délibérations visées au point 6) de la demande sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi de 1978 et de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc également un avis favorable sur ce point. La commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.