Avis 20142888 Séance du 04/09/2014

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 juillet 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Bourg-Madame à sa demande de communication des documents suivants : 1) copie du budget primitif des années 2012, 2013 et 2014 ; 2) copie du compte administratif des années 2012 et 2013 ; 3) copie du compte de gestion des années 2012 et 2013 ; 4) consultation du registre des délibérations du conseil municipal. La commission rappelle qu'aux termes du premier alinéa de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Elle estime que le droit à communication institué par ces dispositions porte sur l'ensemble des écritures et documents comptables de la commune, au nombre desquels figurent les documents visés aux points 1) à 3), au fur et à mesure de leur élaboration. S'agissant par ailleurs du registre des délibérations du conseil municipal visé au point 4), la commission considère que le droit d'accès aux procès-verbaux du conseil municipal prévu par l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales inclut également les délibérations du conseil municipal. La commission rappelle enfin que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume et le nombre des documents demandés ne peuvent, par eux-mêmes, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux ou en grand nombre qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. En l'absence de réponse de l'administration, la commission émet dès lors, un avis favorable, dans les conditions ci-dessus rappelées.