Avis 20142663 Séance du 04/09/2014

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 juillet 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Seilhac à sa demande de copie par envoi postal des documents suivants : 1) les comptes administratifs et les comptes de gestion 2013 de la ville (principal, assainissement, ALSH et lotissement de la Valette) ; 2) les budgets primitifs 2014 (principal, assainissement, ALSH et lotissement). La commission a pris connaissance de la réponse de l'administration qui précise qu'elle ne refuse pas de communiquer les documents demandés mais qu'en raison de leur volume, il serait souhaitable que le demandeur vienne les consulter lui-même dans ses services. La commission prend note de cette réponse mais relève que la demande porte sur une copie des documents à l'adresse indiquée. Elle précise que si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. La commission émet donc, compte tenu de ces précisions, un avis favorable à la demande.