Avis 20142459 Séance du 24/07/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 juin 2014, à la suite du refus opposé par le président de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne à sa demande de communication d'une photocopie de ses copies d'examen d'entrée au centre régional de formation professionnelle (CRFPA) pour la session de septembre 2013. La commission estime, en premier lieu, que les documents administratifs sollicités sont communicables à l'intéressé, en vertu du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a informé la commission de ce qu'en raison de l'ampleur des examens d'entrée à l’École française du barreau, les modalités pratiques d'accès des candidats à leurs copies avaient été encadrées afin de rendre le droit d'accès compatible avec le bon fonctionnement de ses services et de ce que le refus de communication est motivé, en l'espèce, par la circonstance que Monsieur XXX ne s'est pas conformé à la procédure mise en place. La commission rappelle qu’en vertu de l’article 4 de la même loi, l’accès aux documents administratifs s’exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission rappelle toutefois également que, dans le cas de demandes de communication portant sur un volume important de documents, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l’administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Il est à cet égard possible à l’autorité administrative de déterminer des plages horaires et des jours durant lesquels la consultation sur place est possible, sous réserve de ne pas porter une atteinte excessive au droit d’accès (CE 26 avril 1993, Association des amis de Saint-Palais-sur-Mer, n° 107016, aux tables du recueil Lebon, p. 783). Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que la reproduction des documents n’excède pas les possibilités techniques et les moyens de l’administration, celle-ci est fondée à en échelonner l’envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l’intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d’un échéancier de communication. A cet égard, l’administration, qui doit statuer sur la demande de communication dans le délai d’un mois après sa saisine, au-delà duquel son silence vaut décision de refus en application de l’article 17 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, doit aussi, lorsque le document est communicable, s’efforcer de procéder à sa communication dans ce même délai, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle. La commission estime ensuite qu'une demande peut être considérée comme abusive lorsqu'elle vise, de façon délibérée, à perturber le fonctionnement d'une administration. Tel peut être le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auxquels le demandeur a déjà eu accès. La commission fonde également son appréciation sur les éléments portés à sa connaissance par le demandeur et l'administration quant au contexte dans lequel s'inscrit la demande et aux motivations qui la sous-tendent. La commission constate en l'espèce, au vu des pièces portées à sa connaissance, que selon la procédure d'accès mise en place par l'université, la consultation par les étudiants de leurs copies était organisée sur rendez-vous du 20 au 24 janvier 2014, les demandeurs étant informés de leurs date et horaire de convocation via le système de messagerie électronique interne à l'université. La communication des copies devait quant à elle être sollicitée via un formulaire en ligne jusqu'au 21 février 2014, et était satisfaite moyennant le paiement préalable de frais de reproduction s'élevant à 2,30 euros par matière. La commission relève ensuite que la demande de communication porte non sur une demande de consultation, mais sur une demande de copie. Elle précise, à cet égard, que dès lors que cette seconde demande ne revêtait pas un caractère abusif, la circonstance que Monsieur XXX XXX n'a pu se présenter au rendez-vous qui lui avait été fixé pour prendre connaissance de ses copies ne faisait nullement obstacle à ce que l'intéressé puisse renouveler ultérieurement sa demande de communication de ces documents. La commission, qui a pris connaissance des contraintes matérielles auxquelles est exposée l'université, estime ensuite que celles-ci ne sauraient d'une part autoriser l'établissement à limiter dans le temps l'exercice du droit d'accès, ni, d'autre part, lui permettre d'exiger le paiement de frais de reproduction excédant ceux fixés par l'arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif, soit la somme de 0,18 euro par page. Elle émet, par suite, un avis favorable à la demande.