Avis 20142381 Séance du 24/07/2014

Monsieur XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 juin 2014, à la suite du refus opposé par la directrice de l'office palois de l'habitat (OPH 64) à sa demande de communication des documents suivants : 1) les enregistrements des dix dernières séances du conseil d’administration ; 2) les procès-verbaux de constats dressés par l'huissier de justice présent lors des dernières séances, notamment les 22 octobre 2013, 8 janvier 2014 et 20 mars 2014. La commission précise, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les membres du conseil d'administration d'un organisme tel qu'un office public de l'habitat peuvent tirer de cette qualité. Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que ces administrateurs puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle, également, que les offices publics de l'habitat sont des établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC) et que les documents qu'ils produisent ou reçoivent dans le cadre de leur mission de service public sont des documents administratifs communicables dans les conditions posées par la loi du 17 juillet 1978, à l'exception des pièces qui se rapportent aux relations de droit privé entre les offices et les locataires des logements qu'ils gèrent. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la directrice de l'OPH 64 a informé la commission de ce que les enregistrements des séances du conseil d’administration étaient effacés après l'approbation du procès-verbal de la séance précédente. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis s'agissant des enregistrements ainsi effacés. Par ailleurs, elle estime que le dernier enregistrement de la séance pour laquelle l’approbation du procès-verbal n’a pas encore eu lieu conserve, jusqu'à cette approbation, un caractère préparatoire qui l'exclut provisoirement du droit d'accès prévu par le chapitre Ier du titre Ier de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc, en l'état, un avis défavorable à la communication de ce document. Elle précise toutefois que ce document administratif sera communicable à toute personne en faisant la demande dès que l'approbation sera intervenue, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation des mentions couvertes par l'un des secrets protégés par l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission estime enfin que les documents visés au point 2) de la demande, dès lors qu'ils ne se rattachent pas à une procédure juridictionnelle, sont communicables, sous les mêmes réserves, à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle relève, à cet égard, que l'administration a proposé un rendez-vous au demandeur en vue de la consultation de ces documents, puis, en raison de l’impossibilité de l'intéressé de s'y rendre, qu'elle a invité celui-ci à se rapprocher des services pour fixer un nouveau rendez-vous. La commission émet donc un avis favorable et invite le demandeur à prendre contact avec l'administration.