Avis 20141689 Séance du 05/06/2014

Maître XXX XXX, conseil de Madame XXX XXX-XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 02 mai 2014, à la suite du refus opposé par le recteur de l'académie de Limoges à sa demande de copie des documents suivants : 1) l'arrêté supprimant le poste de sa cliente au sein du collège Eugène Freyssinet d'Objat pour la rentrée 2014 - 2015 ; 2) le compte rendu et l'avis du comité technique académique relatif au mouvement de mutation pour la rentrée 2014 ; 3) la note de service du recteur d'académie en date du 10 mars 2014 ; 4) le dossier administratif de sa cliente. La commission note qu'il ressort des pièces communiquées par Maître XXX XXX que le recteur de l'académie de Limoges avait informé le demandeur de ce que le document visé au point 1) n'existait pas et que le compte rendu mentionné au point 2), comportant l'avis du comité technique académique, était en cours d'élaboration en vue d'être soumis à l'approbation du comité technique académique à sa réunion suivante. La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet la demande d'avis portant sur le document visé au point 1 et émettre un avis défavorable à la communication, en l'état, du document mentionné au point 2. La commission précise que lorsqu'il aura été établi et approuvé, le compte rendu sollicité sera communicable au demandeur après occultation, le cas échéant, des appréciations qu'il comporterait sur des personnes physiques autres que sa cliente. La commission constate par ailleurs que le recteur de l'académie de Limoges avait informé Maître XXX XXX que le document mentionné au point 3) est accessible sur internet à l'adresse indiquée dans le courrier du recteur de l'académie de Limoges au demandeur (www.ac-limoges.fr/IMG/pdf/Circ_academique_2014.pdf). Elle ne peut donc que déclarer irrecevable la demande d'avis sur ce point. En ce qui concerne les documents visés au point 4, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978 sauf pendant la durée d'une procédure disciplinaire, au cours de laquelle s'appliquent des règles particulières sur la mise en œuvre desquelles la commission n'a pas compétence pour se prononcer. La commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Par ailleurs, Maître XXX, en sa qualité d'avocat, n'a pas à présenter de mandat écrit de sa cliente. La commission émet donc un avis favorable à la communication au demandeur d'une copie du dossier mentionné au point 4), dans les conditions mentionnées plus haut.