Avis 20141269 Séance du 29/04/2014

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 mars 2014, à la suite du refus opposé par le président directeur général d'Orange Groupe à sa demande de communication, sur une clef USB ou par courriel, des documents suivants : 1) la partie de son dossier personnel géré sur support électronique ; 2) ses données personnelles du fichier de traitement des rémunérations « HARP », précisant la signification de chaque rubrique. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du président directeur général d'Orange Groupe, rappelle que Orange est une société anonyme en charge du service universel des télécommunications. A ce titre, cette entreprise est tenue de communiquer à toute personne en faisant la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, les documents qui se rattachent à l'une de ses activités de service public, ou qui se rapportent à la gestion de ceux de ses agents qui, quelle que soit la fonction qu'ils occupent, sont des agents de droit public, conformément à l'article 29 de la loi du 2 juillet 1990. En outre, chaque agent public a le droit d’obtenir communication des pièces qui le concernent, notamment son dossier personnel, en vertu du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission émet donc, sous réserve que Madame XXX XXX ait la qualité d'agent public, un avis favorable à la communication à l'intéressée de son dossier personnel visé au point 1) de la demande, et prend note de l’intention du président directeur général d'Orange Groupe de procéder prochainement à cette communication. Elle rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci, et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. S'agissant, en revanche, des données personnelles visées au point 2) de la demande, la commission comprend que celles-ci émanent d'un système informatique de gestion de paie et rappelle qu’elle n’a pas reçu compétence pour connaître des questions relatives à l'accès des personnes physiques aux données à caractère personnel qui les concernent dans des fichiers, questions qui sont exclusivement régies par les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Seuls les tiers, c'est-à-dire les personnes non autorisées à consulter les fichiers en vertu des textes qui les créent, peuvent se prévaloir de la loi du 17 juillet 1978 pour obtenir communication, le cas échéant, des documents extraits de ces fichiers et la saisir pour avis en cas de refus. La commission ne peut dès lors que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le second point de la demande.