Avis 20140719 Séance du 27/03/2014

Monsieur X., pour le syndicat CGT des agents du SDIS de Seine-et-Marne, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 février 2014, à la suite du refus opposé par le directeur du service départemental d'incendie et de secours (SDIS) de Seine-et-Marne à sa demande de communication des documents budgétaires et comptables suivants : 1) pour les années 2011 à 2013 : a) les comptes administratifs et les documents joints ; b) les documents annexés aux budgets et aux comptes administratifs ; c) les décisions modificatives de dépenses ; d) les fiches relatives à la dotation globale de fonctionnement ; e) toutes délibérations concernant ces budgets ; f) les mandats ; g) les bordereaux de mandats ;   h) les bordereaux de recettes ; i) les titres de recettes et de dépenses ; j) les pièces justificatives des dépenses ; k) les factures ; l) les mémoires ; m) les délibérations d'attribution de subventions ; 2) le budget primitif de l'année 2014. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du SDIS de Seine-et-Marne a indiqué n'avoir jamais reçu la demande de communication, dont il constate qu'elle comporte une date de rédaction identique à celle du cachet matérialisant l'arrivée du courrier et a ajouté que ses services n'ont pas pour habitude de renvoyer une copie du courrier réceptionné à l'expéditeur. La commission constate toutefois que le directeur du SDIS ne conteste pas formellement la validité du cachet "courrier arrivé" porté sur la demande. La commission considère également que la mise à disposition de certains documents au service de documentation interne du SDIS voire sur un site Intranet, qui n’est accessible qu’à un nombre restreint de personnes, ne saurait s’assimiler à une diffusion publique au sens du 2e alinéa de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et considère donc la demande recevable. Elle estime que les documents administratifs sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle prend note, toutefois, ainsi que le lui a indiqué le président du SDIS de Seine-et-Marne que les documents visés aux points 1°f) à 1°l) de la demande représenteraient près de 500 000 pages, soit près de 90 000 euros de photocopie, sans compter le coût de l'agent à affecter à cette tâche. La commission souligne qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. Elle estime néanmoins, en l'espèce, que la demande, qui porte sur un volume extrêmement important de documents couvrant trois exercices budgétaires excède les sujétions que le législateur a entendu faire peser sur les administrations au titre de la loi du 17 juillet 1978. Elle déclare donc cette demande abusive, sur les points f) à l) du 1° de la demande et invite Monsieur X., à circonscrire le champ de sa demande, afin que le droit d’accès soit compatible avec le bon fonctionnement des services et l'invite, dans le même temps, à faire preuve de discernement dans l'usage de ce droit. S'agissant des autres documents sollicités, après avoir fait observer que le demandeur a également proposé une communication sur support numérique, la commission rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. Le demandeur est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Elle émet donc, sur ces points, un avis favorable et souligne que l'administration est en droit d'étaler dans le temps la communication de documents nombreux afin de ne pas perturber le bon fonctionnement du service.