Avis 20140209 Séance du 13/02/2014

Madame X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 janvier 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Montereau-Fault-Yonne à sa demande de copie, de préférence par voie électronique, de l'intégralité de son dossier administratif. Dans sa réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Montereau-Fault-Yonne a informé la commission de ce que la transmission par voie de courrier électronique n'était pas possible pour des raisons techniques. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission rappelle en outre qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission émet donc un avis favorable à la communication sous forme de photocopies, conformément à la demande de Madame X.