Avis 20140031 Séance du 13/02/2014

Monsieur X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 janvier 2014, à la suite du refus opposé par le ministre de l'intérieur à sa demande de communication d'une copie des documents suivants relatifs aux officiers sapeurs-pompiers professionnels de catégorie A pour les années 2009 à 2013 : 1) les procès-verbaux des CAP nationales examinant les tableaux d'avancement ; 2) les tableaux d'avancement ; 3) les arrêtés nominatifs conjoints de promotion au grade de commandant de sapeurs-pompiers professionnels. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre de l'intérieur a informé la commission qu'il maintenait son refus de communiquer les documents sollicités dès lors, que, d'une part, la situation de Monsieur X. n'avait pas été étudiée lors des CAP nationales examinant les tableaux d'avancement des officiers sapeurs-pompiers professionnels de catégorie A pour les années 2009 à 2013, d'autre part, les tableaux d'avancement qui classent par ordre de mérite les éventuels promus, font apparaître un jugement de valeur sur les agents et, enfin, la demande de l'intéressé est abusive en ce qu'elle vise à la communication de 500 tableaux et d'un millier d'arrêtés. En ce qui concerne les documents visés au point 1) de la demande, la commission considère que les extraits des procès-verbaux des commissions administratives paritaires, qui sont amenées à porter un jugement sur la valeur des agents, ne sont communicables, sur le fondement du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, qu'aux seules personnes concernées. En application de ce principe, la commission, qui relève que la situation de Monsieur X. n'a pas été étudiée lors des CAP nationales examinant les tableaux d'avancement des officiers sapeurs-pompiers professionnels de catégorie A pour les années 2009 à 2013, émet un avis défavorable à la communication au demandeur des documents sollicités. S'agissant des documents visés au point 2) de la demande, la commission relève qu’un tableau d’avancement, qui met en œuvre dans le cadre d’un corps ou d’un cadre d’emploi le principe d’égal accès aux emplois publics en faisant apparaître l’ordre dans lequel les promotions doivent s’effectuer sans faire apparaître ni notes, ni appréciations littérales, n’est pas au nombre des documents par lesquels il est porté une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques au sens des dispositions du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission estime donc que sont communicables à tous ces tableaux d’avancements. La commission constate d'ailleurs que la publicité des tableaux d'avancement des agents de la fonction publique territoriale est prescrite par l'article 80 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984. Elle émet donc un avis favorable sur ce point, pour le cas où la diffusion publique des tableaux sollicités n'auraient pas déjà été assurée en application de l'article 80 de la loi du 26 janvier 1984. Par ailleurs, la commission estime que les arrêtés nominatifs conjoints de promotion au grade de commandant de sapeurs-pompiers professionnels visés au point 3) de la demande sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. La commission, qui prend note du volume important de documents demandés à l'administration, invite le demandeur à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par la loi du 17 juillet 1978 et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif. La commission rappelle aussi que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.