Avis 20135338 Séance du 30/01/2014

Madame X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 décembre 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Rimplas à sa demande de copie des documents suivants : 1) les notes de frais et les factures justificatives des frais et des dépenses occasionnés par le déplacement du maire lors du 96e congrès des maires, ainsi que les ordres de remboursement correspondants ; 2) les notes de frais et les factures justificatives des frais et des dépenses occasionnés par le déplacement du maire lors du 95e congrès des maires du 19 au 22 novembre 2012, ainsi que ceux relatifs aux 94e, 93e et 92e congrès des maires. La commission rappelle que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, dans les conditions prévues à l'article 4 de la même loi. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Rimplas a informé la commission qu'elle avait indiqué à Madame X. par courrier du 17 décembre 2013 qu'elle pouvait venir consulter à la mairie les documents demandés. La commission prend note de l'intention du maire de Rimplas de satisfaire la demande de Madame X. mais relève que celle-ci souhaite obtenir des copies des documents qu'elle sollicite. A cet égard, la commission rappelle, à toutes fins utiles, qu'en vertu des dispositions de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 précitées, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. La commission précise que lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission émet un avis favorable à la demande dans les conditions précédemment mentionnées.