Conseil 20135297 Séance du 30/01/2014

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 30 janvier 2014 votre demande de conseil relative au caractère communicable, afin de mettre en place un protocole sur l'accès au dossier des personnes ayant été placées à l'Aide Sociale à l'Enfance, des documents suivants contenus dans un dossier type : 1) jugements en assistance éducative (concerne parfois toute la fratrie) ; 2) ordonnances de placement (concerne parfois toute la fratrie) ; 3) convocations chez le magistrat ; 4) pièces d'état civil ; 5) documents relatifs à l'affiliation à la CPAM ; 6) soit-transmis du Juge et réponse de l'éducateur en charge du suivi de placement ; 7) arrêtés d'admissions rédigés par le service afin d'admettre l'enfant placé ; 8) rapports de suivi de l'éducateur chargé du suivi de placement : récapitulatif sur la situation familiale, différentes mesures, point sur l'évolution du jeune sur l'année écoulée, relations avec les parents, relations avec la fratrie, conclusions : mesures pour l'année prochaine ; 9) calendriers envoyés par le Conseil Général aux parents pour leur fixer les dates de droits de visite et d'hébergement ; 10) courriers envoyés par l'assistante familiale ou le foyer pour demander une autorisation pour que l'enfant parte en vacances, courriers de réponse du Conseil Général ; 11) courriers des parents à leur enfant ou pour faire une demande au service ; 12) bulletins scolaires ; 13) photos ; 14) courriers de l'enfant ; 15) fiche d'observation de l'assistance familiale qui accueille l'enfant ; 16) attestations d'assurance ; 17) courriers et rapports des différents organismes ou personnels éducatif travaillant autour de l'enfant (lME, psychologue, orthophoniste, CAMPS...). La commission rappelle qu’aux termes des articles L. 222-1 et suivants du code de l’action sociale et des familles (CASF), le président du conseil général peut, « sans préjudice des pouvoirs reconnus à l’autorité judiciaire », accorder des prestations d’aide sociale à l’enfance, en particulier l’aide à domicile (article L. 222-2 du CASF) et le « placement administratif » (art. L. 222-4-2-2 du CASF), ce dernier ne pouvant être réalisé qu’avec l’accord des parents. Tout mineur accueilli hors du domicile de ses parents est placé sous la protection du président du conseil général. Lorsqu’un mineur est en danger et que les mesures administratives n’ont pas permis de remédier à la situation, ou que les parents s’opposent à ces mesures (en particulier au placement), le président du conseil général doit, en vertu de l’article L. 226-4 du CASF, en aviser sans délai le procureur de la République. Ce dernier peut, en cas d’urgence, ordonner le placement provisoire de l’enfant et doit alors saisir le juge des enfants dans un délai de huit jours (article 375-5 du code civil). Parallèlement, le juge des enfants peut être saisi par les parents ou les services d’aide sociale à l’enfance, voire se saisir d’office à titre exceptionnel, et ordonner des mesures d’assistante éducative (article 375 du code civil). La décision fixe la durée de la mesure sans que celle-ci puisse, lorsqu'il s'agit d'une mesure éducative exercée par un service ou une institution, excéder deux ans. La mesure peut être renouvelée par décision motivée. L’article 375-6 du code civil permet au juge des enfants, à tout moment, de modifier ou de rapporter ses décisions d’office ou à la requête d’un tiers intéressé. Durant toute la durée du placement judiciaire, le mineur est placé sous la protection conjointe du président du conseil général et du juge des enfants (article L. 227-2 du CASF). La commission considère que le caractère communicable des pièces qui composent le dossier d’aide sociale à l’enfance dépend de l’état de la procédure et de l’objet en vue duquel elles ont été élaborées : L’ensemble des pièces qui composent le dossier détenu par les services d’aide sociale à l’enfance avant que le juge des enfants soit saisi ou que le procureur de la République soit avisé en application des dispositions mentionnées ci-dessus revêtent un caractère administratif. Il en va ainsi, en particulier, des documents relatifs au placement administratif du mineur. Lorsque le juge des enfants a été saisi ou que le procureur de la République a été avisé, les documents élaborés dans le cadre de la procédure ainsi ouverte, y compris le courrier de saisine ou d’information et la décision du juge des enfants ou du procureur de la République, constituent des documents judiciaires exclus du champ d’application de la loi du 17 juillet 1978. La commission n’est donc pas compétente pour se prononcer sur leur caractère communicable. En cas de placement judiciaire du mineur, les documents établis par le juge, qu’il s’agisse de ses décisions (renouvellement du placement, modifications des mesures d’assistance éducative…) ou de courriers qu’il adresse aux services d’aide sociale à l’enfance, ainsi que ceux qui ont été élaborés à l’attention de ce dernier par l’administration, dans le cadre du mandat judiciaire qui lui a été confié, revêtent un caractère judiciaire. Il en va ainsi, en particulier, des rapports périodiques sur la situation et l’évolution du mineur obligatoirement adressés au juge des enfants en vertu de l’article 1199-1 du code de procédure civile et du dernier alinéa de l’article 375 du code civil. Il n’appartient qu’au juge de procéder à la communication de tels documents s’il l’estime opportun. En revanche, les autres documents élaborés par les autorités administratives (en particulier les services d’aide sociale à l’enfance) dans le cadre du placement judiciaire du mineur revêtent un caractère administratif et le conservent alors même qu’ils auraient été transmis au juge pour information. Il en va ainsi des correspondances entre les services intéressés, des rapports et notes établis pour les besoins de l’administration, des pièces retraçant les échanges entre le président du conseil général et les parents du mineur ou les accueillants familiaux… Les documents qui, en application de ces règles, revêtent un caractère administratif sont communicables dans les conditions et sous les réserves prévues par la loi du 17 juillet 1978. Doivent ainsi être soustraits à la communication ou occultés les documents et mentions portant au respect de la vie privée de tiers (parents, fratrie...), faisant apparaître leur comportement et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice (plaintes, dénonciations…), en application du II de l’article 6 de cette loi. En l'espèce, la commission estime qu'il appartient au seul juge judiciaire de procéder à la communication des documents relatifs au placement judiciaire d'un mineur, quand bien même il aurait été mis fin à cette mesure, et ne peut que décliner sa compétence pour se prononcer sur leur caractère communicable. En revanche, les autres documents dont vous faites mention sont communicables à l'intéressé, dans les conditions et selon les modalités précitées.