Avis 20135015 Séance du 30/01/2014

Mademoiselle X. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 décembre 2013, à la suite du refus opposé par le préfet de Tarn-et-Garonne à sa demande de communication complète, depuis l’année 2000, des documents administratifs suivants, sous forme de CD-Rom ou par transmission sur sa messagerie électronique, et non en consultation sur place comme proposé : 1) les statuts de l’association « Sauvegarde de l'enfance du Tarn-et-Garonne », la liste et composition de ses organes dirigeants, les procès-verbaux d’assemblées ; 2) les arrêtés d'habilitation pris et l'intégralité des dossiers déposés par cette association afin d'obtenir des habilitations au titre de l’accueil d’enfants mineurs ; 3) tous les documents relatifs à ces procédures, notamment avis du juge des enfants, du procureur, du directeur de la protection judiciaire, et les documents prouvant le respect des délais de dépôt de dossier d'habilitation par cette association. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le préfet de Tarn-et-Garonne a informé la commission qu'il avait adressé à Mademoiselle X., par courrier du 31 décembre 2013, les statuts actualisés de l'association sauvegarde de l'enfance de Tarn-et-Garonne et la liste des administrateurs. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet, dans cette mesure, la demande visée au point 1). La commission estime par ailleurs qu'il résulte de la combinaison des dispositions de l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association et de l'article 2 du décret du 16 août 1901, pris pour l'application de la loi du 1er juillet 1901, que le droit d'accès prévu par cet article ne peut s'exercer qu'à l'égard des seules informations des statuts qui sont énumérées à l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et qui doivent ainsi obligatoirement y figurer. En l'espèce, la commission constate que les procès-verbaux des assemblées générales ne sont pas au nombre de ceux devant être transmis au préfet. Elle rappelle que, sous réserve des dispositions du 4e alinéa de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, qui font obligation à une autorité administrative saisie d’une demande de communication de documents qu’elle ne détient pas de transmettre cette demande à l’autorité susceptible de les détenir, cette loi ne saurait avoir pour effet d'imposer à une telle autorité de solliciter d'un tiers la remise d'un document qui n’est pas en sa possession afin de satisfaire à une demande de communication. Elle estime par suite la demande d’avis irrecevable sur ce point. Par ailleurs, la commission constate qu'elle s'est déjà prononcée sur la communication des documents visés aux points 2) et 3), en ce qui concerne les dossiers d'habilitation de 1961 et 2004, par son avis du 9 septembre 2010 (20103310). Elle déclare donc irrecevable dans cette mesure la présente demande, qui tend seulement à la réitération de cet avis. Le préfet a en outre indiqué à la commission qu'il avait également transmis à l'intéressée les arrêtés de renouvellement d'habilitation de l'association. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet, dans cette mesure, la demande d'avis visée au point 2). S'agissant des dossiers postérieurs à 2004 visés au point 2), la commission rappelle que si ces documents administratifs, dont le contenu est fixé à l'article 2 du décret du 6 octobre 1988, sont communicables, à compter de la date à laquelle est accordée l'habilitation à l'appui de laquelle ils sont produits, à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, ce droit d'accès s'exerce sous réserve, en application des II et III de l'article 6 de la même loi, de la disjonction des documents et de l'occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée des intéressés, notamment le curriculum vitae des dirigeants et de chacun des membres du personnel, ainsi que leurs titres universitaires et diplômes professionnels, et la date et le lieu de naissance, la nationalité et le domicile des membres des organes de direction ou de tout membre du personnel, ainsi, s'agissant des documents visés au point 3), que celles portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ou faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. S'agissant des modalités de communication, le préfet a informé la commission que le dossier de renouvellement de l'habilitation n'était disponible que sous format papier. La commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Elle émet donc, sous ces réserves, et dans cette mesure, un avis favorable à la demande.