Avis 20134968 Séance du 19/12/2013

Monsieur XXX XXX, pour l'Union syndicale professionnelle des policiers municipaux (USPPM), a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 novembre 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Coignières à sa demande de communication d'une copie des documents suivants : 1) les différents registres de sécurité au sens de l'article 5-3 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985 relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale mis en place dans chacun des services de la collectivité et notamment dans le service de la police municipale ; 2) l'arrêté de l'agent chargé de la mise en œuvre des règles d'hygiène et de sécurité (ACMO) au titre de l'article 108-3 de la loi du 26 janvier 1984. La commission rappelle à titre liminaire qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur le droit d'information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. La commission estime que les documents sollicités au point 1), s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve de l'occultation préalable de ce documents des mentions éventuelles dont la divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts et secrets protégés par le II de l'article 6 de la même loi. S'agissant du point 2) de la demande, ce document administratif est communicable à toute personne sur le fondement de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande. Elle rappelle à toutes fins utiles qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien à l'État et à ses établissements publics qu'aux collectivités territoriales.