Avis 20134683 Séance du 19/12/2013

Madame XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 novembre 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Gallargues le Montueux à sa demande de communication d'une copie des documents suivants : 1) l’état patrimonial de la commune réactualisé et complet concernant la M 14 ainsi que la M 49 ; 2) les bordereaux de mandatements relatifs aux dépenses de fonctionnement pour l’année 2012 et ceux de début janvier 2013 pour les articles suivants : 60611, 60612, 60622, 60623, 60628, 60632, 6067, 611, 6122, 6135, 61 521, 61523, 61551, 6156, 676, 6226, 62 321, 6237, 6261, 6262 ; 3) les bordereaux de mandatements relatifs aux dépenses d’investissements de 2012 et de janvier 2013, pour les opérations suivantes : a) 11 bâtiments communaux ; b) 13 acquisition de matériel ; c) 14 voirie ; d) 15 électrification ; e) 20 pôle associatif ; f) 22 P.L.U. ; g) 24 Hôtel de ville ; h) 27 ateliers municipaux ; i) 28 mur antibruit. En l'absence de réponse de l'administration, la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.