Avis 20134630 Séance du 05/12/2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 04 novembre 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Lardy à sa demande de communication, au format électronique, des documents suivants : 1) les budgets primitifs et supplémentaires pour les années 2008 à 2013 avec les documents annexés ; 2) les comptes administratifs pour les années 2008 à 2012. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Lardy a informé la commission, d'une part, que les documents sollicités avaient été transmis au demandeur dans l'exercice de ses fonctions dans la mesure où les maquettes budgétaires sont adressées à tous les conseillers municipaux préalablement à leur passage en séance du conseil municipal et, d'autre part, qu'en raison de leur caractère volumineux, les documents sollicités peuvent être consultés dans les locaux de la mairie. La commission en prend note mais rappelle que les maquettes budgétaires qui ont été adressées au demandeur ne constituent pas les documents administratifs sollicités. Elle estime que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article L.2121-26 du code général des collectivités territoriales. Par ailleurs, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission précise enfin que l'administration ne peut refuser la communication des documents sollicités sous format électronique, au profit d'autres modalités de communication, que lorsqu'elle n'en dispose pas sous cette forme.