Avis 20134463 Séance du 21/11/2013

Maître XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 octobre 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Palau-del-Vidre à sa demande de communication d'une copie des documents suivants relatif à la révision du PLU de la commune : 1) la délibération approuvant la révision du PLU ; 2) l'intégralité des justificatifs de publicité de cette délibération, avec mention de la date de publication ; 3) l'ensemble des actes préparatoires, délibérations et arrêtés qui ont été adoptés dans le cadre de la procédure de révision, notamment : - la délibération lançant la procédure de révision ; - les deux délibérations arrêtant le projet de PLU ; - l'arrêté organisant l'enquête publique ; - les notifications ainsi que les justificatifs de réception de la délibération lançant la révision du PLU, adressés aux personnes publiques associées ; - les convocations aux différentes réunions du conseil municipal et aux groupes de travail avec les personnes publiques associées ; - les comptes rendus des réunions avec les personnes publiques associées ; - l'intégralité des notifications ainsi que les justificatifs de réception concernant les avis effectuées après l'arrêt du projet de PLU ; - l'intégralité des avis des personnes publiques associées ; 4) les avis des personnes publiques entraînant les deux délibérations arrêtant le projet de PLU ; 5) l'intégralité des deux avis du Préfet des Pyrénées-Orientales sur les deux projets arrêtés successivement ; 6) l'avis de l'autorité environnementale ; 7) l'avis de la commission départementale de consommation de l'espace agricole (CDCEA) ; 8) le plumitif du débat du conseil municipal sur les orientations du PADD et celle arrêtant le dossier avant son passage à l'enquête ; 9) l'intégralité du porter à connaissance ; 10) l'intégralité du dossier composant le PLU soumis à l'enquête publique et approuvé par le conseil municipal au titre de la présente révision, notamment : - le rapport de présentation y compris l'évaluation environnementale ; - le projet d'aménagement et de développement durable (PADD) ; - le règlement ; - l'intégralité des documents graphiques ; - l'intégralité des annexes ainsi que la totalité des servitudes d'utilité publique annexées au PLU ; 11) l'intégralité du détail des modifications apportées au projet entre la clôture de l'enquête publique et son approbation ; 12) l'intégralité des avis des personnes publiques associées annexés au dossier d'enquête publique, y compris la lettre d'observations du Préfet sur le projet arrêté et son annexe ; 13) le dossier complet d'enquête publique notamment : - l'ordonnance du tribunal administratif désignant le commissaire enquêteur ; - l'arrêté d'ouverture de l'enquête ainsi que les justificatifs de sa publication dans la presse et sur le terrain ; - les registres contenant les observations du public ; - le rapport et les conclusions du commissaire enquêteur, ainsi que toutes pièces se rapportant à l'enquête publique ; 14) l'intégralité du dossier de l'ancien PLU ou POS issu de la précédente révision. La commission rappelle qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent à un projet de plan local d’urbanisme ou de plan d’occupation des sols, ainsi qu’à leur modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens de la loi du 17 juillet 1978. Si leur caractère communicable ou non dépend de l'état d'avancement de la procédure d'élaboration à la date de la demande, en revanche, à compter de l'approbation du plan par délibération du conseil municipal, l'ensemble des pièces se rapportant à ces documents deviennent communicables à toute personne qui en fait la demande. En l'espèce, la commission considère que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et s'agissant des délibérations du conseil municipal, en application de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Palau-del-Vidre a indiqué à la commission qu'il considérait la demande de Maître XXX comme abusive. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. Le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. En l'espèce, il n'est pas apparu à la commission, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que la demande de Maître XXX présentait un caractère abusif. La commission émet donc un avis favorable à la communication de documents sollicités dans les conditions qui viennent d'être précisées.