Avis 20134445 Séance du 21/11/2013

Maître XXX XXX XXX-XXX conseil de Monsieur et Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 octobre 2013, à la suite du refus opposé par le maire d'Herbignac à sa demande de copie de documents relatifs au POS de la commune : 1) le rapport de présentation du POS approuvé en 1991 ; 2) l'extrait du plan graphique correspondant au secteur de la propriété de ses clients cadastrée section XC n° 62 ; 3) le règlement du POS correspondant au classement de cette propriété, ainsi que ses dispositions générales ; 4) le porter à connaissance ; 5) l'extrait du plan graphique et règlement correspondant au secteur du PLU actuellement en vigueur ; 6) le rapport de présentation du PLU ; 7) le porter à connaissance adressé lors de la prescription de la révision du PLU ; 8) le zonage des eaux pluviales ; 9) le schéma du réseau des eaux pluviales correspondant au secteur de cette propriété. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Herbignac a d'abord fait savoir à la commission qu'il n'existait aucun plan général du schéma des écoulements pluviaux du secteur. La commission ne peut donc que déclarer sans objet la demande concernant le document visé au point 9). Le maire d'Herbignac a également indiqué que le zonage des eaux pluviales ne figurerait pas dans les documents présentés car il n'était pas requis à la date d'approbation du PLU. La commission observe toutefois que le bien-fondé d'une demande de communication ne s'apprécie pas à l'aune de son utilité. Elle émet donc un avis favorable à la communication du document visé au point 8), dès lors que ce document existe et qu'il est détenu par la commune. Enfin, le maire d'Herbignac a répondu à la commission que, par courrier du 18 octobre 2013, il avait informé le demandeur de ce que les autres documents demandés avaient été transmis à la société Laser Création, laquelle engagera leur reproduction à la demande expresse du demandeur. La commission rappelle à cet égard qu'en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Sous le bénéfice de ces observations, la commission ne peut que déclarer sans objet la demande d'avis concernant les documents visés aux points 1) à 7).