Avis 20134315 Séance du 07/11/2013

Madame XXX XXX, pour le compte de la SAS XXX XXX XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 octobre 2013, à la suite du refus opposé par le président du conseil général d'Indre-et-Loire à sa demande de copie des documents suivants concernant le Laboratoire de Touraine pour les trois derniers exercices : 1) les statuts ; 2) les documents annexés aux budgets et aux comptes administratifs ; 3) les fiches relatives à la dotation globale de fonctionnement ; 4) les rapports de présentation et d'analyse de ces documents, ainsi que les analyses financières réalisées par le comptable du Trésor ; 5) les conventions d'attribution de subventions en 2011, 2012 et 2013 ; 6) les rapports d'audit fiscal. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil général d'Indre-et-Loire a informé la commission de la réponse faite au demandeur. La commission prend note de l'inexistence des documents demandés aux points 1), 3), 4), 5), et 6). La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis concernant ces points. La commission considère que les documents mentionnés au point 2) sont communicables à toute personne qui le demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article L. 3121-17 du code général des collectivités territoriales. La commission prend note de la difficulté pour l'administration de communiquer certains de ces documents compte tenu de leur volume. Elle rappelle que, si, comme en l'espèce, la demande porte sur une copie de documents volumineux que l'administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Sous cette réserve, la commission émet un avis favorable sur ce point.