Avis 20134247 Séance du 05/12/2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier électronique enregistré à son secrétariat le 7 octobre 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Jœuf à sa demande de consultation sur place et éventuellement copie des documents suivants relatifs aux finances communales : 1) les procès-verbaux de la commission d'appel d'offres depuis le 1er janvier 1995 ; 2) toutes les délibérations du conseil municipal depuis le 1er janvier 1995 ainsi que tous les documents mentionnés en annexes en tant que pièces jointes (notamment les décisions du maire) ; 3) les dossiers de demande de subvention concernant l'amélioration de l'habitat (façades, intérieurs, etc.) adressés au maire, ainsi que les documents relatifs aux décisions définitives prises par la municipalité sur ces demandes de subvention depuis le 1er janvier 2008 ; 4) les contrats de prêt et tableaux d'amortissement des emprunts en cours au 31 décembre 2012 ; 5) l'état des engagements hors bilan, tout spécialement les cautionnements accordés par la ville à des tiers au 31 décembre 2010, au 31 décembre 2011 et au 31 décembre 2012 ; 6) le détail des écritures comptables ayant enregistré l'opération de cession à l'euro symbolique au profit de la société Batigère Nord-Est (BNE) d'un terrain communal (sur le site de l'ancien commissariat de Jœuf) ainsi que l'acte de vente et la convention (si elle est séparée) conclue entre la commune et BNE. La commission, qui note la quantité de documents sollicités par le demandeur, rappelle que la loi du 17 juillet 1978 ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus à propos d'un sujet déterminé (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon, Rec. p. 267). Elle rappelle également que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif. La commission précise par ailleurs que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. De plus, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Sous ces réserves, la commission estime que les documents mentionnés au point 1) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, après occultation, le cas échéant, des mentions dont la communication porterait atteinte au secret en matière commerciale et industrielle, notamment les mentions relatives au détail des offres des entreprises non retenues, aux moyens matériels et humains qu'elles mettent en œuvre, aux appréciations portées sur les offres et aux notes conférées à celles-ci. S'agissant des documents visés au point 2), la commission rappelle qu'ils sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales. S'agissant des documents visés au point 3), la commission estime que si les décisions prises par l'autorité municipale sur les demandes de subventions qui lui sont présentées sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des mêmes dispositions du code général des collectivités territoriales, de même que les pièces justificatives des versements de subvention opérés, il n'en va pas ainsi à moins qu'ils aient été annexés à ces décisions, des dossiers de demande, dont la communication est régie par les articles 2 et 6 de la loi du 17 juillet 1978. Celles-ci s'opposent à ce que soient communiqués à des tiers des documents dont la communication porterait atteinte au respect de la vie privée, tels que les dossiers de demande de subvention en cause. S'agissant des documents visés au point 4), la commission rappelle qu’en application du 5°) de l’article 3 du code des marchés publics, dans sa rédaction issue du décret n° 2005-601 du 27 mai 2005, les contrats qui ont pour objet des services financiers relatifs à des opérations d’approvisionnement en argent et en capital, auxquels sont assimilables les contrats d’emprunt, ne sont pas soumis au code des marchés publics. Les contrats d’emprunts conclus par une collectivité publique sont, dès lors, le plus souvent des contrats de droit privé, eu égard à leur objet, à défaut de comporter une clause exorbitante du droit commun. Néanmoins, la commission rappelle qu'aux termes du deuxième alinéa de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978 : « Sont considérés comme documents administratifs, (...), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission ». Elle estime, en application de cet article, que les contrats d’emprunt souscrits par une collectivité publique, même s’ils sont en principe soumis à un régime de droit privé, revêtent néanmoins le caractère de documents administratifs librement communicables en vertu de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 à toute personne qui en fait la demande, dès lors que de tels contrats se rapportent aux ressources de la collectivité publique, ainsi qu'à ses frais financiers et qu’ils doivent être, à ce titre, regardés comme ayant été conclus par celle-ci dans le cadre de sa mission de service public. S'agissant des documents mentionnés au point 5), la commission estime qu'ils sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission émet donc un avis favorable aux points 1) à 5) de la demande, sous les réserves qui précèdent, notamment en ce qui concerne le point 3). Elle prend note, s'agissant des documents visés aux points 4) et 5), que la commune est disposée à recevoir M. XXX pour qu'il procède à leur consultation sur place. S'agissant des documents visés au point 6), le maire de Joeuf a informé la commission que la cession du terrain n'était pas intervenue. La commission en déduit que certain des documents sollicités n'existent pas encore, tandis que d'autres n'existent qu'à l'état de projet. Elle constate que la demande est sans objet en ce qui concerne les premiers, et elle émet un avis défavorable en ce qui concerne les seconds. La commission invite enfin le demandeur à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par la loi du 17 juillet 1978.