Avis 20133880 Séance du 26/09/2013

Monsieur XXX-XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 août 2013, à la suite du refus opposé par le président du syndicat intercommunal des eaux de Grosne et Guye à sa demande de communication des documents suivants : 1) le contrat d'affermage antérieur à 2011, signé avec le groupe XXX ; 2) le contrat d'affermage conclu en 2011 avec la société XXX XXX (XXX), y compris ses annexes et ses avenants ; 3) les rapports sur le prix et la qualité du service, de 2009 à 2012 ; 4) les rapports techniques et financiers des délégataires, de 2009 à 2012 ; 5) les comptes administratifs et les budgets annexes, de 2009 à 2012 ; 6) les rapports exhaustifs originaux des audits relatifs à la gestion du service par la XXX et la qualité de l'exécution du contrat d'affermage ; 7) le dossier exhaustif du renouvellement de la délégation de service public (DSP) du contrat de la XXX comprenant les éléments suivants : a) le rapport mentionné à l'article L. 1411-4 du code général des collectivités territoriales ; b) les appels d'offres et de candidatures cités à l'article L. 1411-5 dudit code ; c) le rapport relatif à l'avis de la commission citée au même article ; d) les documents fournis à l'assemblée délibérante et sur lesquels elle s'est prononcée pour le choix du délégataire. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du syndicat intercommunal des eaux de Grosne et Guye a indiqué que le document demandé au point 1) n'est pas en sa possession, que ceux demandés au point 2) sont consultables sur le site de l'observatoire national des eaux et qu'il n'est pas opportun de communiquer ceux sollicités au point 7) dès lors qu'ils ont fait l'objet d'un contrôle de légalité par la préfecture de la Saône et Loire qui n'a formulé aucune observation. Concernant les documents demandés aux points 1), 2) et 7), la commission rappelle tout d'abord qu'une fois signés, les contrats de délégation de service public et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la même loi. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires et les coordonnées bancaires. En application de ces principes, la commission considère que les contrats d'affermage et de délégation de service public demandés sont communicables ainsi que leurs annexes, avenants et autres documents s'y rapportant, sous réserve de l'occultation des éléments couverts par le secret industriel et commercial. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication de ces documents. Concernant plus spécifiquement le document sollicité au point 1), la commission rappelle en outre au président du syndicat intercommunal des eaux de Grosne et Guye qu’il lui appartient, en application du quatrième alinéa de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de le détenir, en l’espèce la commune de Saint-Gengoux-le-National et d’en aviser le demandeur. Elle ajoute également, concernant les documents visés au point 7), que la circonstance qu'ils n'aient fait l'objet d'aucune observation à l'issue du contrôle de légalité est sans incidence quant à leur caractère communicable. Pour les documents dont la communication est sollicitée au point 3), dès lors qu'ils sont consultables sur le site de l'observatoire national des services d'eau (http://services.eaufrance.fr) et ont ainsi déjà fait l'objet d'une diffusion publique, au sens de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, la demande est irrecevable. Quant aux documents visés aux points 4), 5) et 6), ils constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des dispositions de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et, en ce qui concerne le document demandé au point 5), en application de l'article L. 5211-46 du code général des collectivités territoriales. La commission émet donc pour la communication de ces documents un avis favorable. En outre, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Enfin, la commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.