Avis 20133187 Séance du 06/06/2013

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 03 mai 2013, à la suite du refus opposé par la ministre des sports, de la jeunesse, de l'éducation populaire et de la vie associative à sa demande de copie des documents suivants relatifs à la ligue de Picardie de karaté, sachant que la direction régionale de la jeunesse, des sports et de la cohésion sociale lui a proposé la consultation sur place : 1) l'intégralité des demandes de subvention ainsi que les documents les accompagnant (formulaire, comptes, rapports, budget) pour les années sportives 2011 et 2012 ; 2) les procès-verbaux des organismes ayant statué sur ces demandes de subvention pour les années sportives 2011 et 2012 ; 3) les conventions d'objectifs et autres qui ont pu être signées depuis janvier 2011 à ce jour ; 4) les comptes rendus financiers d'emploi des subventions pour les années sportives 2011 et 2012 ; 5) les dossiers déposés dans le cadre d'une subvention spéciale par le biais d'un contrat éducatif local. La commission rappelle qu'aux termes du deuxième alinéa de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978 : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». Selon le premier alinéa de l'article 2 de la même loi : « Sous réserve des dispositions de l'article 6, les autorités mentionnées à l'article 1er sont tenues de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande (...) ». La commission rappelle également que le 5e alinéa de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000 prévoit que le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention qu’il doit conclure avec l’autorité administrative qui attribue la subvention dépassant un certain seuil, et le compte rendu financier de la subvention, doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions prévues par la loi du 17 juillet 1978. La commission déduit de l'ensemble de ces dispositions que les documents sollicités constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui le demande, après occultation, s'agissant en particulier des documents mentionnés au point 1), des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, notamment d'éventuelles listes nominatives de membres ou les coordonnées personnelles de personnes physiques (adresse, numéro de téléphone, adresse électronique). La commission relève en particulier que le procès-verbal de la commission territoriale du centre national pour le développement du sport réunie le 27 septembre 2011, dont la communication répondrait au point 2) de la demande, ne comporte aucune mention s'opposant à sa communication. La commission rappelle par ailleurs qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La délivrance de copies peut être subordonnée au règlement préalable des frais de reproduction et d'envoi. La commission émet donc un avis favorable, dans ces conditions et sous les réserves qui précèdent, à la communication sollicitée par Madame XXX.