Avis 20133089 Séance du 12/09/2013

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 31 juillet 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Wintershouse à sa demande de copie des documents suivants : 1) les arrêtés de nomination, d’attribution de NBI, de titularisation, d'attribution d’IAT, IFTS, IEMP pour les années 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 et 2013 de tous les agents ; 2) les fiches de paie de décembre 2010 et 2011, janvier 2011, janvier 2012, décembre 2012, janvier 2013, août 2012 et décembre 2007 de tous les agents ; 3) le journal de paie communal 2011 et 2012 : le journal centralisateur de paie 2011 et 2012 au 31 décembre, d'une part toutes catégories confondues, (titulaires et non titulaires), d'autre part par catégorie (titulaires et non titulaires) ; 4) le journal de paie communal 2011 et 2012 : le journal centralisateur annuel relatif aux charges salariales et patronales au 31 décembre 2011 et au 31 décembre 2012, d'une part assiette, taux de cotisations, et cotisations salariales, d'autre part assiette, taux de cotisations, et cotisations patronales ; 5) l'arrêté de délégation de chaque adjoint au maire depuis mars 2008 ; 6) les résolutions relatives à l'augmentation du temps de travail de plus de 10 % de la secrétaire de mairie, à savoir les résolutions de suppression de poste (28 heures hebdomadaires) et de création de poste (35 heures hebdomadaires) ainsi que l'avis du CTP relatif à la suppression de poste de 28 heures hebdomadaires et le nouveau contrat de travail ; 7) la délibération créant le poste d'attachée au profit de la secrétaire de mairie, le contrat de travail ou l'arrêté de nomination relatif au poste d'attaché non titulaire ; 9) toutes les résolutions transmises au contrôle de légalité relatives à la création et suppression de poste de rédacteur et de secrétaire de mairie, titulaire et non titulaire depuis le 1er janvier 2000 à ce jour ainsi que les arrêtés de nomination s'y rapportant, et des contrats de travail et avenants successifs de Madame XXX, secrétaire de mairie depuis sa date d'embauche jusqu’à ce jour ; 10) les extraits des procès-verbaux du 2 avril, 4 juin, du 19 novembre et 10 décembre 2012 soumis au contrôle de légalité ; 11) l'extrait soumis au contrôle de légalité et visé par ce dernier relatif à la taxe communale sur la consommation finale d'électricité ; 12) la fiche de présence signée en début ou fin de séance par les conseillers concernant la séance du 16 mars 2012 ; 13) la lettre de l'assurance GROUPAMA lue par le maire lors du conseil municipal du 16 mars 2012 et auquel il fait référence dans le procès-verbal du 16 mars 2012 ; 14) les procurations de vote concernant le conseil municipal des 16 mars et 2 avril 2012 ainsi que celle du conseil municipal du 28 septembre 2010 ; 15) les comptes rendus délivrés au conseil municipal relatifs à l'utilisation des délégations octroyées au maire par les conseillers depuis mars 2008 jusqu’à ce jour ; 16) les résolutions prises par le maire au nom du conseil relatives aux marchés passés en vertu de la délégation de pouvoir « préparer, passer ...des marchés » c’est-à-dire les résolutions permettant au maire d'acquérir sans disposer d'une résolution expresse du conseil, à titre d'exemple le tracteur orange, les ordinateurs portables ; 17) la résolution donnant délégation de pouvoir au maire d'aliéner des biens mobiliers ou la résolution expresse autorisant le transfert de propriété du tracteur blanc en 2011 (cession, échange, reprise, mise à la casse) ; 18) la résolution informant le conseil municipal de l'acquisition du tracteur orange en 2011 conformément à la procédure liée à la délégation de pouvoir « préparer, passer, etc....des marchés » ou la résolution expresse autorisant l'acquisition du tracteur orange ; 19) la facture d'acquisition en 2011 du tracteur orange avec tous ses accessoires ; 20) la facture de cession ou reprise en 2011 (transfert de propriété) du tracteur blanc ; 21) les écritures passées quant à l'acquisition, à la reprise (compte 675, 775) et au règlement en 2011 (grand livre) ; 22) le bon de commande concernant l'achat du tracteur orange en 2011 ; 23) le compte de gestion tenu par le comptable de la collectivité relatif à l'année 2011 ; 24) les comptes administratifs des années 2000 à 2006 incluses ; 25) les balances de tous les comptes ou articles au 31 décembre 2010, 2011 et 2012 (balances des soldes débit crédit et balances des mouvements débit crédit) ; 26) l'ensemble des documents remis lors du conseil du 2 avril 2012 votant le budget 2012 ; 27) la liste des investissements réalisés en 2011 (en les nommant et en les chiffrant) ; 28) la liste nominative et chiffrée des investissements 2012 que la commission du budget et la municipalité. réunies le 27 février 2012, avaient prévu de soumettre au conseil municipal le 2 avril 2012 ; 29) les refacturations ou demandes de paiement de l'année 2011 adressées à l'XXX relatives à la consommation d'eau, d'électricité et à la tonte du terrain de foot et ses abords par l'employé communal environ 80 à 100 heures par an concernant l'année 2011 ; 30) les écritures passées en 2007 (grand livre) relatives à la cession du terrain de 0,45 ares et le prix d'achat ou la méthode de détermination de la valeur comptable nette de ces 0,45 ares de terrain c’est-à-dire les documents administratifs permettant d'arrêter le prix d'acquisition des 0,45 ares de terrain ; 31) les documents et justificatifs transmis à l'organisme collecteur Electricité de Strasbourg en 2011 ou 2012 concernant la taxe communale d'électricité pour l'année 2012 et les années suivantes (coefficient multiplicateur), pour le compte de la commune de Wintershouse ; 32) le compte administratif 2012 et ses annexes ; 33) le grand livre c’est-à-dire les bordereaux de mandats de dépenses et de titres de recettes pour l'exercice 2012 (grand livre de recettes et dépenses) ; 34) la balance des soldes et mouvements de tous les comptes ou articles mouvementés ou non, au 31 décembre 2012 ; 35) l'ensemble des documents remis lors du conseil votant le budget 2012 ainsi que tous les brouillons relatifs à l'établissement de ce budget 2012 ; 36) la liste détaillée des investissements réalisés en 2012 ; 37) les arrêtés d'attributions de l'année 2012 de tous les agents communaux relatifs aux indemnités IFTS, lAT, IEMP, et à la nouvelle bonification indiciaire ; 38) la fiche de paie de janvier et de décembre 2012 de tous les agents ; 39) le journal centralisateur de paie 2012 au 31 décembre 2012, d'une part toutes catégories confondues, (titulaires et non titulaires), d'autre part par catégorie (titulaires et non titulaires) ; 40) le journal centralisateur annuel relatif aux charges salariales et patronales au 31 décembre 2012, d'une part assiette, taux de cotisations, et cotisations salariales, d'autre part assiette, taux de cotisations, et cotisations patronales ; 41) l’arrêté de nomination de secrétaire de mairie et la délibération du conseil municipal qui a créé le poste de secrétaire de mairie ; 42) les refacturations ou demandes de paiement de l'année 2012 adressées à l’XXX relatives à la consommation d'eau, d'électricité et à la tonte du terrain de foot et ses abords par l'employé communal environ 80 à 100 heures par an concernant l'année 2012 ; 43) les arrêtés d'attribution d'lAT, IFTS, IEMP relatifs à l’ensemble des postes et concernant l'ensemble des agents communaux pour l'année 2013 ; 44) la liste nominative et chiffrée des investissements que la commission du budget et/ou la municipalité, ont prévu de soumettre au conseil municipal ou à la réunion de travail du 4 mars 2013 ; 45) l'extrait soumis au contrôle de légalité et visé par ce dernier relatif à la taxe communale sur la consommation finale d'électricité ; 46) la fiche de paie de janvier et février 2013 de tous les agents ; 47) la maquette « définitive » du budget 2013 avec ses annexes. Après avoir pris connaissance de la réponse de l'administration, la commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission estime qu'une demande peut être considérée comme abusive lorsqu'elle vise, de façon délibérée, à perturber le fonctionnement d'une administration. Tel peut être le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès. La commission fonde également son appréciation sur les éléments portés à sa connaissance par le demandeur et l'administration quant au contexte dans lequel s'inscrit la demande et aux motivations qui la sous-tendent. Dans les circonstances très particulières de l'espèce, la commission considère que les sollicitations de Madame XXX qui, en sa qualité de conseillère municipale et d'ancienne adjointe au maire, ne peut ignorer les contraintes qui pèsent sur les services de la commune, qui ne comprennent que quatre agents, excèdent, par le volume et la variété des documents demandés, les sujétions que le législateur a entendu faire peser sur l'administration. La commission, qui note que, par un avis n° 20131584 du 14 mai 2013, elle a déjà recommandé à Madame XXX de faire preuve de modération dans l'exercice du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, déclare donc cette nouvelle demande abusive et émet par suite un avis défavorable.