Avis 20133060 Séance du 26/09/2013

Maîtres XXX XXX et XXX XXX, conseils de Madame XXX XXX ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 06 août 2013, à la suite du refus opposé par le maire du Bousquet d'Orb à leur demande de copie de documents relatifs à la révision du PLU de la commune approuvée par la délibération du conseil municipal du 19 novembre 2012, alors que le maire propose aux demandeurs, soit de s'adresser à un prestataire extérieur proche de la commune, auquel il fournira les documents à reproduire, soit de venir consulter le dossier en mairie : 1) l'intégralité du dossier de PLU approuvé le 3 novembre 2011 ; 2) les délibérations du conseil municipal rythmant la procédure d'élaboration du PLU ; 3) l'ensemble des documents relatifs à l'enquête publique, notamment l'arrêté municipal organisant l'enquête, les justificatifs des mesures de publicité, le dossier soumis à l'enquête, ainsi que le rapport et les conclusions du commissaire enquêteur ; 4) les courriers de saisine de chacune des autorités consultées, associées ou saisies, avec les justificatifs de réception ; 5) les avis et accords donnés par ces autorités ; 6) les convocations adressées aux conseillers municipaux avant les séances du conseil municipal ayant prescrit, arrêté et approuvé le PLU. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire du Bousquet d'Orb a fait savoir à la commission que, par courrier du 12 août 2013, il avait informé Maîtres XXX XXX et XXX XXX, de ce que les documents sollicités leur seraient remis après règlement des frais de reproduction et d’envoi, une demande de devis ayant été adressée le même jour à un prestataire de service extérieur pour estimation des frais de reprographie. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission, constatant les démarches entreprises par le maire du Bousquet d'Orb en vue de communiquer les documents sollicités, ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d’avis sur ces points.