Avis 20132909 Séance du 26/09/2013

Monsieur XXX XXXa saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 juillet 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Lunel à sa demande de copie de l'inventaire des œuvres léguées par son grand-oncle réalisé lors de la prise de fonction de l'actuel bibliothécaire. En réponse à la demande, le maire de la commune a indiqué à la commission qu'outre le catalogue informatique de la bibliothèque, librement consultable sur le site internet du catalogue collectif de France, le seul document susceptible de satisfaire à la demande de l'intéressé consistait en un tableau informatique utilisé pour la gestion des collections, quotidiennement modifié et ne présentant de ce fait pas un caractère définitif. La commission constate tout d'abord que la consultation du site internet du catalogue collectif de France ne paraît pas permettre au demandeur de consulter un document correspondant à sa demande. Elle rappelle ensuite qu'aux termes du 2ème alinéa de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue ainsi deux types de documents : - les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant. - les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent. La commission rappelle qu'en revanche la seule circonstance qu'un document existant puisse faire l'objet de compléments ou de modifications ultérieures pour tenir compte de la modification de l'état de fait ou de droit qu'il a pour vocation de refléter ne suffit pas à lui donner le caractère de document « inachevé » au sens des dispositions rappelées ci-dessus. La commission estime par conséquent que le tableau informatique utilisé pour la gestion des collections de la bibliothèque est communicable à toute personne qui en fait la demande, dans son état existant. Elle émet donc un avis favorable à sa communication au demandeur.