Avis 20132774 Séance du 12/09/2013

Madame et Monsieur XXX XXX ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 juillet 2013, à la suite du refus opposé par le président du conseil général de l'Allier à leur demande de communication dans leur dossier ASE relatif à leurs cinq enfants, détenu par le service enfance à l'UTAS de Moulins-Agglo, des pièces auxquelles ils n'ont pas eu accès lors de leur précédente consultation : - la déclaration d'accident de leur fils XXX pour des faits datés du 24 mars 2013 ; - les documents transmis au juge des enfants, pour seule consultation sur place, avec autorisation le cas échéant du magistrat. La commission considère que le caractère communicable des pièces qui composent le dossier d’aide sociale à l’enfance dépend de l’état de la procédure et de l’objet en vue duquel elles ont été élaborées : L’ensemble des pièces qui composent ce dossier avant que le juge des enfants soit saisi ou que le procureur de la République soit avisé, revêtent un caractère administratif. Il en va ainsi, en particulier, des documents relatifs au placement administratif du mineur. Lorsque le juge des enfants a été saisi ou que le procureur de la République a été avisé en application des articles L. 226-4 du code de l’action sociale et des familles et de l’article 375-5 du code civil, les documents élaborés dans le cadre de la procédure ainsi ouverte, y compris le courrier de saisine ou d’information et la décision du juge des enfants ou du procureur de la République, constituent des documents judiciaires exclus du champ d’application de la loi du 17 juillet 1978. La commission n’est pas compétente pour se prononcer sur leur caractère communicable. En cas de placement judiciaire du mineur, les documents établis par le juge, qu’il s’agisse de ses décisions (renouvellement du placement, modifications des mesures d’assistance éducative…) ou de courriers qu’il adresse aux services d’aide sociale à l’enfance, ainsi que ceux qui ont été élaborés à l’attention de ce dernier par l’administration, dans le cadre du mandat judiciaire qui lui a été confié, revêtent un caractère judiciaire. Il en va ainsi, en particulier, des rapports périodiques sur la situation et l’évolution du mineur obligatoirement adressés au juge des enfants en vertu de l’article 1199-1 du code de procédure civile et du dernier alinéa de l’article 375 du code civil. Il n’appartient qu’au juge de procéder à la communication de tels documents s’il l’estime opportun. En revanche, les autres documents élaborés par les autorités administratives (en particulier les services d’aide sociale à l’enfance) dans le cadre du placement judiciaire du mineur revêtent un caractère administratif et le conservent alors même qu’ils auraient été transmis au juge pour information. Il en va ainsi des correspondances entre les services intéressés, des rapports et notes établis pour les besoins de l’administration, des pièces retraçant les échanges entre le président du conseil général et les parents du mineur ou les accueillants familiaux. Les documents qui, en application de ces règles, revêtent un caractère administratif sont communicables dans les conditions et sous les réserves prévues par la loi du 17 juillet 1978. Doivent ainsi être soustraits à la communication ou occultés les documents et mentions faisant apparaître le comportement de tierces personnes (en particulier le ou les mineurs concernés) et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice (plaintes, dénonciations…), en application du II de l’article 6 de cette loi. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil général de l'Allier a informé la commission qu'il appartenait aux demandeurs d'effectuer la demande de communication des documents transmis au juge des enfants directement auprès de ce magistrat, s'agissant de documents judiciaires échappant aux règles de communication des documents administratifs. En l'espèce, la commission note qu'elle avait relevé, dans son avis 20121850 du 24 mai 2012, que les enfants des demandeurs avaient fait l'objet d'une mesure de placement judiciaire. Elle en déduit, concernant les documents visés au 2), qu'elle est incompétente s'agissant des documents établis à l'intention du juge dans le cadre du mandat judiciaire confié à l'administration. Elle estime en revanche, et en l'absence de précisions sur leur nature, que ceux de ces documents élaborés par les services d'aide sociale à l'enfance, et qui ont été transmis au juge à seul titre d'information, constituent des documents administratifs communicables aux intéressés, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve de l'occultation préalable des mentions faisant apparaître le comportement de tierces personnes (en particulier le mineur concerné) et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice. Il en va de même s'agissant de la déclaration d'accident visée au 1) qui est communicable selon les modalités précitées. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande et prend note de l'intention de l'administration de communiquer rapidement aux demandeurs la déclaration d'accident de leur fils.