Avis 20131977 Séance du 14/05/2013

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 avril 2013, à la suite du refus opposé par le ministre de l'agriculture, de l'agroalimentaire et de la forêt à sa demande de copie du rapport spécial du 26 octobre 2012 mentionné sur sa fiche de proposition d'attribution de réduction d'ancienneté 2012 portant sur l'année 2011. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre de l'agriculture, de l'agroalimentaire et de la forêt a fait valoir que ce rapport constitue un document préparatoire à la décision d'attribution de réduction ou de majoration d'ancienneté qui sera soumise pour avis à la commission administrative paritaire le 6 juin 2013. La commission indique que les documents préparatoires à une décision administrative sont en principe exclus provisoirement du droit à la communication aussi longtemps que cette décision n’est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. Toutefois, lorsqu’un projet comporte des phases distinctes donnant lieu à l'édiction de plusieurs décisions successives, il importe d’identifier la nature des pièces dont le caractère préparatoire est levé par l’intervention de chacune de ces décisions. La commission constate qu'il résulte de l'arrêté du 16 mars 2011 relatif aux conditions d'appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires du ministère de l'agriculture, de l'alimentation, de la pêche, de la ruralité et de l'aménagement du territoire que les chefs de service du ministère chargé de l'agriculture établissent annuellement pour chaque fonctionnaire une proposition de réduction d'ancienneté, de majoration d'ancienneté ou d'avancement à la cadence moyenne (art. 8), qui est communiquée à l'agent intéressé en application de la note de service SG/SRH/SDMEC/N2012-1157 du 3 octobre 2012. Selon l'article 8 de l'arrêté, toute proposition de majoration d'ancienneté est obligatoirement accompagnée d'un rapport spécial. Les réductions et majorations d'ancienneté sont ensuite arrêtées et notifiées par le secrétaire général du ministère, après avis de la commission administrative paritaire compétente pour le corps considéré (art. 15). Dans les circonstances particulières propres à cette procédure décomposée en deux étapes, dont chacune se conclut par la notification d'un acte à chaque agent, la commission considère que la notification de la proposition du chef de service rend communicables à l'agent intéressé les documents préparatoires à cette proposition, notamment le rapport spécial qui doit y être joint, en application de l'article 8 de l'arrêté du 16 mars 2011, lorsque c'est une majoration d'ancienneté qui est proposée. En conséquence, la commission estime que le rapport visé par la proposition notifiée à Madame XXX est communicable à celle-ci, pour tout ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, sans attendre ni l'avis de la commission administrative paritaire ni la décision finale arrêtée par le secrétaire général du ministère. La commission émet donc un avis favorable.