Avis 20131765 Séance du 25/04/2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 mars 2013, à la suite du refus opposé par le mairie de Ouroux-en-Morvan à sa demande de copie intégrale comportant les mentions marginales des actes suivants : 1) les actes de naissance de : a) XXX XXX née le 08 février 1897 ; b) XXX XXX née le 17 août 1901 ; c) XXX XXX née le 08 juin 1910 ; d) XXX XXX XXX né le 20 décembre 1932 ; e) XXX XXX XXX née le 20 octobre 1936; 2) les actes de mariage de : a) XXX XXX et XXX XXX XXX célébré le 10 octobre 1904 ; b) XXX XXX XXX et XXX XXX célébré le 1er décembre 1931 ; c) XXX XXX et XXX XXX célébré le 7 mai 1932 ; 3) les actes de décès de : a) XXX XXX XXX XXX décédé le 10 octobre 1906 ; b) XXX XXX décédé le 18 novembre 1912 ; c) XXX XXX XXX décédée le 24 janvier 1915 ; d) XXX XXX décédée le 17 juillet 1924 ; e) XXX XXX décédé le 02 avril 1927 ; f) XXX XXX XXX décédée le 11 septembre 1942 ; g) XXX XXX décédé le 23 mai 1951 ; h) XXX XXX décédée le 30 octobre 1951 ; i) XXX XXX décédée le 25 juillet 2000. La commission rappelle que les registres de décès de l'état civil sont communicables à tous sans délai, conformément à l'article L.213-1 du code du patrimoine, et que les registres de naissances et de mariages le sont à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture, fixé au e) du 4° du I de l’article L.213-2 du même code. Elle relève que l’article 4 du décret du 3 août 1962 prévoit que les registres sont clos par l’officier de l’état civil à la fin de chaque année. La commission en déduit que les actes de naissance et de mariage sont communicables à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter du 31 décembre de l’année au cours de laquelle ils ont été établis. En l’absence de toute disposition permettant d’occulter d’un registre de l’état civil une mention marginale, la commission précise que l’acte est communicable avec l’ensemble des mentions apposées, dans les cas prévus par la loi ou en exécution d’une décision de l’autorité judiciaire, en marge de cet acte. Par conséquent, tous les actes demandés ci-dessus sont communicables. La commission rappelle également qu’en vertu de l’article L.213-1 du code du patrimoine, l’accès aux archives s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, c'est-à-dire, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration : a) par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; b) sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l’article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l’arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’Etat au budget du 1er octobre 2001 c) par courrier électronique et sans frais, lorsque le document est disponible sous forme électronique. Le demandeur est par suite fondé à obtenir des services du maire l’envoi de copies simples de ces actes, dans leur intégralité, avec leurs mentions marginales éventuelles, sous réserve que les procédés de reproduction dont dispose la mairie ne nuisent pas à la conservation des documents. A cet égare, s'agissant de registres, la photocopie doit être en général écartée. Dans cette dernière hypothèse, la consultation sur place des actes devrait lui être proposée. Sous ses réserves, la commission émet donc un avis favorable.