Avis 20131603 Séance du 11/04/2013

Maître XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 08 mars 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Creissan à sa demande de communication du dossier administratif de sa cliente en sa qualité d'agent territorial exerçant les fonctions de maîtresse de maison pour l'établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) « Les jardins d'Adoyra ». La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978. La commission comprend de la réponse que lui a adressée le maire de Creissan qu'aucune procédure disciplinaire n'est en cours, et que le désaccord ne porte pas sur le principe de la communication du dossier mais sur ses modalités, dans la mesure où le maire souhaite ne pas adresser de copie de l'ensemble de ce dossier, mais seulement de pièces précisément identifiées. La commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission rappelle également que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission émet donc un avis favorable à l'envoi à Maître XXX d'une copie intégrale du dossier de Madame V., selon des modalités aménagées, s'il y a lieu, conformément aux précisions qui précèdent.