Avis 20131196 Séance du 28/03/2013

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 février 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Pagny-sur-Moselle à sa demande de communication, si possible par courrier électronique, d'une copie des documents suivants : 1) les tableaux des commissions où siègent les conseillers municipaux et les délégations attribuées à chacun d'eux ; 2) les décisions prises par le maire en 2012 par délégation du conseil municipal en application des points n° 11 (possibilité donnée au maire de fixer les rémunérations et de régler les frais et honoraires des avocats, notaires, huissiers de justice et experts) et n° 16 (possibilité donnée au maire d'intenter au nom de la commune les actions en justice ou de défendre la commune dans les actions intentées contre elle, dans les cas définis par le conseil municipal) de l'article L. 2122-22 du code général des collectivités territoriales ; 3) les opérations détaillées 104 et 105 du grand livre pour l'année 2012, en tenant compte des journées complémentaires ; 4) les opérations classe 6 et 7 du compte de fonctionnement de l'année 2012 (grand livre). La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. Elle précise, en premier lieu, s'agissant des documents visés au deuxième point de la demande, que les documents comptables produits par le maire à l'occasion du paiement de factures d'honoraires doivent être regardés comme des « comptes » de la collectivité au sens des dispositions de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales et sont à ce titre communicables à toute personne qui en fait la demande. Elle estime, en revanche, que les décisions prises par le maire dans le cadre d'actions en justice, ne revêtent pas, si elles sont de nature juridictionnelle ou se rattachent à une procédure judiciaire, le caractère de documents administratifs et n'entrent dès lors pas dans le champ d'application de la loi du 17 juillet 1978. Elle estime, en second lieu, que les autres documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc, sous les réserves mentionnées au précédent paragraphe, un avis favorable à l'ensemble de la demande et prend note de l'intention du maire de procéder à la communication des documents mentionnés aux points 3) et 4) lors de la prochaine séance du conseil municipal. Elle constate, à cet égard, que la demande porte sur une communication par voie dématérialisée. Elle rappelle donc, qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle estime, toutefois, que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.