Avis 20131056 Séance du 11/04/2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 février 2013, à la suite du refus opposé par le proviseur de la Cité scolaire Jean de La Fontaine à sa demande de copie des documents suivants : 1) les comptes financiers depuis cinq ans ; 2) les procès-verbaux du conseil d'administration depuis cinq ans ; 3) l'intégralité des procès-verbaux de tous les conseils de classe depuis cinq ans ; 4) l'intégralité de son dossier ; 5) la motivation du proviseur l'ayant exclu ; 6) la motivation du proviseur entraînant le rapport en date du 18 décembre 2012 portant sur la période où il était en mi-temps thérapeutique. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le proviseur de la Cité scolaire Jean de La Fontaine a informé la commission que l'administration n'établissait ni ne recevait de procès-verbal des conseils de classe, et que l'ensemble des pièces du dossier de Monsieur V. détenu sur place lui étaient déjà connues. La commission déclare donc sans objet la demande d'avis en ce qui concerne le point 3). S'agissant du point 4), la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Elle estime que la circonstance que Monsieur V. aurait déjà connaissance de l'ensemble des pièces qui le composent ne fait pas obstacle à l'exercice de ce droit d'accès. Elle émet donc un avis favorable sur ces point de la demande. S'agissant des points 5) et 6), la commission rappelle que la loi du 17 juillet 1978 garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur les point n°5 et 6 de la demande, qui portent en réalité sur des renseignements. En ce qui concerne les documents mentionnés aux points 1) et 2), la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve, s'agissant des procès-verbaux mentionnés au point 2), de l'occultation préalable des mentions dont la communication porterait atteinte à la vie privée de tiers, qui comporteraient une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques nommément désignées ou facilement identifiables, notamment les élèves, ou qui feraient apparaître, de la part de ces personnes, un comportement dont la divulgation leur porterait préjudice. La commission émet, sous cette réserve, un avis favorable sur ces points de la demande. Toutefois, la commission, qui prend note des nombreuses demandes que Monsieur XXX XXX lui a adressées, invite celui-ci à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif. La commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.