Avis 20130452 Séance du 20/06/2013

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 mai 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Baud à sa demande de communication des chiffres de la fréquentation du musée de la carte postale « Cartopole » pour l'année 2012, précisant le nombre d'entrées détaillé mensuellement, avec l'indication des entrées individuelles payantes (adultes, enfants), gratuites (adultes, enfants, nuit des musées, journées du patrimoine), et les entrées de groupes. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Baud a informé la commission de ce qu'il avait proposé à la demanderesse, par courrier en date du 7 juin 2013, de prendre rendez-vous avec ses services pour venir sur place consulter gratuitement les documents relatifs à la fréquentation du "Cartopole". La commission rappelle toutefois qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission, qui relève que Madame XXX demande expressément à ce que les documents sollicités lui soient adressés sous la forme de copie, émet un avis favorable à la communication de ces documents, sous réserve que l'intéressée s'acquitte, le cas échéant, des frais de leur reproduction et de leur envoi dans les conditions précédemment rappelées.