Avis 20130254 Séance du 07/02/2013

Madame XXX XXX et Madame XXX XXX, pour le syndicat Sud Santé-Sociaux et CFTC, ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 janvier 2013, à la suite du refus opposé par la directrice de l'Etablissement public de santé ERASME à leur demande de communication de la liste des agents titulaires et contractuels (temporaires ou à durée indéterminée) de l'établissement, comportant les nom, prénom, statut, grade, emploi et poste de travail, avec la date d'embauche pour les CDD et CDI. La commission rappelle à titre liminaire qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. La commission considère que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Les fonctions et le statut de ces personnels justifient toutefois que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale de l'agent…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de l'appréciation portée sur la manière de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission estime, par suite, qu’à l’exception de la date de naissance et de la quotité de travail des agents concernés, qui doivent être occultées préalablement à toute communication à un tiers, le document sollicité est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle précise enfin que les listes des agents sont communicables sous réserve qu’elles puissent effectivement être obtenues par un traitement automatisé ne dépassant pas un usage courant, ce qu’elle n’est pas en mesure d’apprécier en l’espèce. En réponse à la demande qui lui a été adressée, la directrice de l'établissement ERASME a fait valoir que la délibération n° 2005-002 du 13 janvier 2005 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) portant adoption d'une norme destinée à simplifier l'obligation de déclaration des traitements mis en œuvre par les organismes publics et privés pour la gestion de leur personnel (norme simplifiée n° 46) lui paraissait s'opposer à la communication demandée, dans la mesure où cette norme simplifiée ne prévoit la communication, aux instances représentatives du personnel et aux délégués syndicaux, des coordonnées professionnelles des employés qu'après recueil de l'accord exprès des intéressés. Cependant, la commission rappelle qu'il résulte de l'article 37 de la loi du 6 janvier 1978 que les dispositions de cette loi ne font pas obstacle à l'application, au bénéfice de tiers, de celles de la loi du 17 juillet 1978. Elle en déduit que l'autorité administrative qui détient des documents administratifs dont la communication constitue un droit en application de la loi du 17 juillet 1978 est tenue de satisfaire les demandes présentées en ce sens. Elle émet donc, sous les réserves précédemment énoncées, un avis favorable.