Avis 20130056 Séance du 24/01/2013

Maître XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 décembre 2012, à la suite du refus opposé par le maire de Cestas à sa demande de copie de documents relatifs à l'implantation et à la propriété d'équipements de télécommunications dans 116 lotissements et zones d'activités de la commune : 1) l'autorisation de lotir ; 2) le dossier de demande d'autorisation de lotir comprenant notamment : a) le dossier de demande des équipements communs internes aux lotissements contenant les plans des ouvrages à réaliser ; b) les conditions de transfert de ces équipements ou les statuts de l'association syndicale créée ; c) le cahier des charges de ces lotissements. En l'absence de réponse de l'administration, la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, ainsi que, s'agissant de l'autorisation de lotir, en application de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales, si elle a été délivrée par arrêté municipal, dès lors que ces documents ne revêtent pas un caractère préparatoire à une décision administrative qui n'est pas encore intervenue, et sous réserve de l'occultation éventuelle des mentions couvertes par le secret de la vie privée protégé par le II de l'article 6 de la même loi. La commission émet donc, sous cette réserve, un avis favorable. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.