Avis 20125104 Séance du 24/01/2013

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 décembre 2012, à la suite du refus opposé par le président du syndicat mixte de l'eau et de l'assainissement de la Haute-Garonne à sa demande de communication d'une copie des bilans financiers du SMEA 31 pour les exercices 2010 et 2011. La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article L. 5721-6 du code général des collectivités territoriales. La commission rappelle, par ailleurs, qu'aux termes de l'article 4 de la loi, « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : / a) Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; / b) Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ;/ c) Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ». Le premier alinéa de l'article 35 du décret du 30 décembre 2005 pris pour son application précise que non seulement les frais de reproduction mais aussi, le cas échéant, les frais d'envoi peuvent être mis à la charge du demandeur. Elle considère que si ces dispositions permettent à une administration disposant de moyens limités d'inviter un demandeur à venir prendre connaissance sur place des documents auxquels il souhaite accéder et à en prendre lui-même copie - surtout lorsque l'intéressé réside sur place, elle laisse in fine le choix du mode d'accès au demandeur, la limite étant de ne pas porter atteinte au bon fonctionnement du service public. Cette limite entraîne alors un étalement dans le temps de la communication de documents nombreux et volumineux mais en aucun cas un refus d'envoi de copies. Elle estime que le fait qu'une personne ait pu consulter sur place des documents en ayant la faculté de les photocopier ne fait pas obstacle à ce qu'ultérieurement, elle demande et obtienne qu'une copie intégrale de ceux-ci lui soit adressée. Elle rappelle qu'une administration peut toujours faire appel à un prestataire de services extérieur à condition de soumettre au préalable son devis au demandeur et que l'envoi des documents peut être subordonné au paiement préalable des frais de reproduction et d'envoi. La commission émet, donc, un avis favorable à la communication des documents demandés dans les conditions précédemment rappelées.