Avis 20124558 Séance du 10/01/2013

Monsieur XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 novembre 2012, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Avold à sa demande de communication des documents suivants : 1) le bilan social 2011 ; 2) le document unique d'évaluation des risques pour la santé et la sécurité. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme toute personne, de la loi du 17 juillet 1978 et des régimes particuliers énumérés aux articles 20 et 21 de cette loi pour obtenir la communication de documents. A cet égard, s'agissant du document mentionné au point 1), la commission rappelle que l'article 33 de la loi du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale prévoit que l'autorité territoriale présente au moins tous les deux ans au comité technique un rapport sur l'état de la collectivité, de l'établissement ou du service auprès duquel il a été créé, généralement dit « bilan social », et que cette présentation donne lieu à un débat. Le décret n° 97-443 du 25 avril 1997 pris pour l'application de cet article impose à l'autorité territoriale de présenter à chaque comité technique, avant le 30 juin de chaque année paire, le bilan social arrêté au 31 décembre de l'année impaire qui précède. Le décret prévoit que le comité technique émet un avis sur ce rapport, rapport dont les membres du comité reçoivent communication un mois au moins avant la réunion au cours de laquelle l'avis doit être émis, et qui, ainsi que l'avis lui-même, est tenu à la disposition de tout agent des services concernés qui en fait la demande. La commission considère que ce document, une fois établi par l'autorité territoriale, est communicable à toute personne qui le demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, dès le moment où le comité technique a adopté son avis sur le bilan social ou, à défaut d'avis du comité technique, dès l'échéance limite fixée par le décret du 25 avril 1997 pour rendre cet avis. Ne doivent être occultés de ce document, le cas échéant, que les éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la vie privée des agents concernés ou qui comporteraient une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes nommément désignées ou facilement identifiables, conformément aux II et III de l'article 6 de la même loi. En l'espèce, le maire de Saint-Avold a informé la commission que le bilan social 2011 serait transmis au demandeur dès que le comité technique aurait rendu son avis. La commission estime toutefois que la date du 30 juin 2012, avant laquelle le bilan social 2011 devait être examiné en séance du comité technique en application du décret du 25 avril 1997, étant dépassée, le document établi par l'autorité territoriale ne présente plus le caractère d'un document préparatoire au sens de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, et que l'administration n'est donc plus fondée à en retarder la communication à toute personne qui le demande. La commission émet donc un avis favorable à sa communication au demandeur, sous réserve de l'occultation, le cas échéant, des mentions précisées plus haut. Le maire de Saint-Avold a également indiqué à la commission que le document mentionné au point 2), que tout employeur, notamment un employeur public, doit établir et mettre à jour chaque année en application de l'article L. 4121-3 du code du travail, serait transmis au demandeur dès sa « validation ». La commission relève, toutefois, que dans le courrier adressé au demandeur le 11 avril 2012, il n'était question que d'attendre la « mise à jour » prévue par la loi. La commission estime que le processus d'actualisation d'un document ne peut pas faire obstacle à sa communication dans l'état achevé antérieur à cette mise à jour. Elle émet donc un avis favorable à la communication immédiate du document mentionné au point 2), dans sa dernière version achevée, c'est-à-dire formant un ensemble compréhensible et cohérent, même non actualisé.