Avis 20121136 Séance du 22/03/2012

Maître C., conseil de Madame P., a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 février 2012, à la suite du refus opposé par le maire de Quetigny à sa demande de communication d'une copie des documents suivants concernant sa cliente : 1) l'entier dossier administratif ; 2) l'intégralité du dossier disciplinaire, notamment les pièces visées à l'appui de la décision de la suspension temporaire de fonction de quatre mois dont elle a fait l'objet, par arrêté municipal en date du 20 janvier 2012. S'agissant du document visé au point 1), la commission, qui relève qu'aucune procédure disciplinaire n'est en cours, estime qu'il est communicable à l'intéressée ou à son conseil, en application des dispositions de l'article 2 et du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable à la communication de ce document à Mme P. par l'intermédiaire de Maître C., dont elle rappelle qu'il n'est pas tenu, en sa qualité, de présenter un mandat exprès de sa cliente. S'agissant des documents visés au point 2), en réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Quetigny a informé la commission de ce qu'aucun dossier disciplinaire n'avait été constitué dans le cas de Mme P., dès lors que la suspension dans l'intérêt du service dont elle a fait l'objet constitue uniquement une mesure conservatoire et que l'intéressée n'a fait l'objet d'aucune procédure disciplinaire. La commission, qui rappelle qu'en vertu de l'article 30 de la loi du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, la suspension ne peut être prononcée par l'autorité ayant pouvoir disciplinaire qu'en cas de faute grave commise par un fonctionnaire, et doit entraîner, sans délai, la saisine du conseil de discipline, relève néanmoins que l'arrêté municipal portant suspension de Mme P. s'appuie, dans ses motifs, sur trois rapports et trois courriers dont il adopte le contenu. Elle estime, par conséquent, que ces documents ne peuvent être regardés comme étant inexistants. La commission rappelle qu'aux termes de l'article 3 de la loi du 17 juillet 1978, " Toute personne a le droit de connaître les informations contenues dans un document administratif dont les conclusions lui sont opposées ". En l'espèce, elle relève que l'arrêté de suspension de Mme P. fait sien le contenu des rapports et des courriers relatifs à l'intéressée et à son service. Elle estime que ces documents sont donc communicables à Mme P., sans qu'y fasse obstacle la circonstance qu'ils seraient couverts par l'un des secrets protégés par l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents visés au point 2) à Mme P. par l'intermédiaire de Maître C.. La commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l'envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'Etat et à ses établissements publics.