Conseil 20112713 Séance du 07/07/2011

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 7 juillet 2011 votre demande de conseil relative au caractère communicable de : 1) l'état complet des dépenses générées par la venue du président du Sénat le 5 mai 2011 à Sarreguemines et à Metz ; 2) l'état des frais de fonctionnement des différentes institutions culturelles départementales, parmi lesquelles le musée de Vic-sur-Seille, le musée de Gravelotte et le château de Manderen ; 3) l'état complet des frais de déplacement et d'hébergement des élus départementaux, parmi lesquels le président et les vice-présidents du conseil général au cours de la période 2004-2011 ; 4) l'état complet des frais des différentes réceptions organisées par le conseil général de la Moselle au cours de la période 2004-2011. Dans la demande de conseil que vous avez adressé à la commission, vous faites valoir que les documents sollicités n'existent pas en l'état et que " leur établissement ne peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant mais nécessite des travaux spécifiques par les services départementaux, incluant notamment l'élaboration de requêtes dans le logiciel informatique dédié ". La commission relève que la loi du 17 juillet 1978 n'a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l'administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l'élaboration ou à la motivation d'une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle s'étonne toutefois de ce que les documents sollicités, relatifs à des dépenses inscrites au budget du département, ne puissent être obtenus par un tel traitement. En l'état des informations dont elle dispose, elle ne peut que se borner à souligner que ce n'est que dans le cas où l'extraction des données en cause nécessiterait des opérations informatiques disproportionnées à l'intérêt qui s'attache à leur communication que vous pourriez refuser cette dernière. Elle rappelle en outre et à toutes fins utiles que les budgets et comptes du département, dans lesquels sont nécessairement retracés les frais en cause, fût-ce de façon agglomérée, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L. 3121-17 du code général des collectivités territoriales. Enfin, la commission indique que vous pouvez, s'agissant des documents visés au point 2), inviter le demandeur qui vous saisit à préciser les périodes pour lesquelles il souhaite avoir communication des états de frais.