Conseil 20081564 Séance du 17/04/2008

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 17 avril 2008 votre demande de conseil relative au caractère communicable des délibérations du conseil d'administration et aux modalités de cette communication. 1. La commission rappelle que les établissements publics, quelle que soit la nature de leur statut, sont assujettis à l'obligation de communiquer les documents administratifs qu'ils détiennent, en application de la loi du 17 juillet 1978. Les procès-verbaux de délibérations de leur conseil d'administration entrent dans le champ d'application de la loi et sont communicables à toute personne qui en formule la demande, sous réserve des exceptions prévues par le chapitre 1er de la même loi. L'application de ces règles doit être appréciée au cas par cas. Compte-tenu de la double nature de votre établissement, qui regroupe des activités à caractère administratif et des activités de nature industrielle et commerciale, une attention particulière doit être portée aux délibérations dont la communication est susceptible de porter atteinte au secret en matière industrielle et commerciale. La commission a développé une jurisprudence nourrie sur les informations, relatives en particulier aux contrats et marchés publics, qui ne peuvent être librement communiquées à des tiers. Les lignes directrices ont été rappelées dans la Lettre mensuelle d'information de la CADA n°1 de janvier 2008, consultable en ligne sur le site www.cada.fr, dans la rubrique " Actualités ". La commission rappelle que dans la plupart des cas, il est possible de procéder à la communication des documents sollicités, notamment après occultation des mentions que la loi implique de protéger. 2. La commission rappelle ensuite que l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 exclut du droit à communication " les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ". L'intervention de la décision - qui peut, dans certains cas, consister en la décision d'abandonner un projet - fait définitivement perdre au document son caractère préparatoire. Certains documents relèvent de régimes particuliers. Il en va ainsi des documents préparatoires s'inscrivant dans l'élaboration de documents d'urbanisme, pour lesquels la CADA a opéré un découpage des procédures complexes en plusieurs phases intermédiaires, ponctuées de décisions, autorisant la communication de parties du dossier avant l'intervention de la décision finale. En outre, les dispositions du code de l'environnement issues de la loi n°2005-1319 du 26 octobre 2005 (articles L. 124-4 et s.) excluent la notion de " document préparatoire " en matière d'informations sur l'environnement, au sens de l'article L. 124-2, tout document achevé pouvant faire l'objet d'une communication sur ce fondement. 3. S'agissant des comptes-rendus des débats au sein de votre conseil d'administration, aucune disposition de la loi ne permet de faire obstacle, par principe, à leur communication en vertu de la règle rappelée au point 1. En revanche, la commission précise que dans les hypothèses mentionnées au II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 et dans les conditions prévues au III du même article, certaines mentions peuvent être occultées : il en va ainsi lorsque sont en cause des propos comportant " une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée ou facilement identifiable " ou s'ils font " apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice ". 4. S'agissant des éventuelles précautions qui doivent entourer la communication des documents administratifs, notamment en vue de leur éventuelle réutilisation, la commission souligne que vous avez la possibilité de rappeler aux demandeurs les dispositions du chapitre II de la loi du 17 juillet 1978, relatif à la " la réutilisation des informations publiques ", et notamment de l'article 12 aux termes duquel " sauf accord de l'administration, la réutilisation des informations publiques est soumise à la condition que ces dernières ne soient pas altérées, que leur sens ne soit pas dénaturé et que leurs sources et la date de leur dernière mise à jour soient mentionnées ". L'article 13 pourra également être rappelé lorsqu'est en cause la réutilisation d'informations publiques comportant des données à caractère personnel. 5. La commission s'estime enfin incompétente pour répondre au dernier point de votre demande de conseil, relative aux risques encourus par les membres du conseil d'administration du Port du Havre à raison des propos tenus par eux au cours des réunions de ce conseil.