Avis 20080764 Séance du 21/02/2008

Madame XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 janvier 2008, à la suite du refus opposé par le maire de Champagne-sur-Seine à sa demande de communication intégrale de son dossier administratif personnel. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Champagne-sur-Seine a informé la commission que Mme G. avait déjà eu accès à son dossier administratif dans le cadre d'une procédure disciplinaire récente et que son dossier n'avait été enrichi que d'une seule pièce, déjà communiquée à l'intéressée. La commission prend note de ces éléments mais rappelle que le dossier administratif d'un agent lui est communicable de plein droit, sur le fondement du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission, qui relève que Mme G. a demandé la remise de photocopies, précise que la loi du 17 juillet 1978 laisse au demandeur le choix des modalités de la communication, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous cette forme, soit par délivrance de copies, en un seul exemplaire, à ses frais, selon un tarif fixé dans le respect des dispositions de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 et de l'arrêté du 1er octobre 2001 et qui ne saurait excéder le coût réel des charges de reproduction et, le cas échéant, d'envoi postal. Le paiement peut être exigé préalablement à la remise des copies. La commission indique également que lorsqu'une demande porte sur un nombre important de documents ou sur des documents volumineux, l'administration, particulièrement dans le cas des petites communes, est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin de ne pas perturber ses services ou à inviter le demandeur à venir consulter les documents sur place, sur rendez-vous, et à prendre copie des pièces qui lui sont réellement utiles. Ces modalités de communication, justifiées par l'intérêt du service, ne sauraient toutefois revêtir un caractère dilatoire et faire ainsi obstacle au droit d'accès aux documents administratifs garanti par la loi du 17 juillet 1978. La commission émet, en conséquence, un avis favorable.