Conseil 20065581 Séance du 21/12/2006

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 21 décembre 2006 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un volontaire international en entreprise (VIE) dont la mission a été interrompue par UBIFRANCE à la demande de l'entreprise qui l'accueillait, des pièces fondant la demande de cette dernière. Les volontaires internationaux en entreprise (VIE) sont régis par la loi n° 2000-242 du 14 mars 2000, codifiés aux articles L. 122-1 et suivants du code du service national. L'article L. 122-5 de ce code dispose que : " est considéré comme volontaire à l'étranger le volontaire qui effectue des séjours d'au moins deux cents jours à l'étranger au cours d'une année ". Le VIE est envoyé en mission auprès d'une entreprise française à l'étranger, sous statut de droit public. L'article L. 122-6 du même code prévoit ainsi que : " Les volontaires civils sont placés sous l'autorité d'un ministre. Ils relèvent à cet égard des règles de droit public résultant du présent chapitre, des textes réglementaires et des décisions pris pour son application ". Il incombe ainsi au ministre délégué au commerce extérieur et, par délégation, à UBIFRANCE, établissement public à caractère industriel et commercial, de statuer sur les demandes de volontariat, de prononcer l'affectation et de mettre fin au volontariat avant son échéance normale, dans les cas prévus par l'article L. 122-8 du même code. Dans ce cadre, UBIFRANCE est amenée à signer, au nom et pour le compte du ministre, des conventions avec les entreprises d'accueil. L'article L. 122-7 du code du service national dispose que : " Lorsque le volontariat civil est accompli auprès d'une personne morale autre que l'Etat, l'autorité administrative compétente ou un organisme gestionnaire qu'elle désigne conclut une convention avec la personne morale concernée. Lorsque le volontariat civil est accompli en partenariat avec le service volontaire européen pour les jeunes mis en place par la Commission européenne, la convention est en outre signée par cette dernière. Cette convention détermine les conditions d'accomplissement du volontariat. Elle prévoit notamment:/ la nature des activités confiées au volontaire civil ;/ les conditions de prise en charge des dépenses liées à l'accomplissement du volontariat, notamment les indemnités mensuelles et les prestations éventuelles prévues à l'article L. 122-12, ainsi que le régime de protection sociale mentionné à l'article L. 122-14 ;/ la formation du volontaire et les règles d'encadrement ;/ les modalités d'affectation et celles relatives au contrôle des conditions de vie et de travail du volontaire (...) ". La commission estime que les documents que détient UBIFRANCE et qui se rapportent à l'exécution de la mission du VIE dans l'entreprise d'accueil, notamment les correspondances entre cette dernière et UBIFRANCE concernant les conditions dans lesquelles se déroule cette mission, s'inscrivent dans la mission de service public de cet établissement public. Ils constituent donc des documents administratifs, comme tels communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle rappelle qu'aux termes de l'article 3 de cette loi : " Sous réserve des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, concernant les informations nominatives figurant dans des fichiers, toute personne a le droit de connaître les informations contenues dans un document administratif dont les conclusions lui sont opposées ". Tel est le cas des documents sur lesquels UBIFRANCE se fonde pour engager la procédure contradictoire avec le VIE. Toutefois, la commission rappelle qu'en application du II de l'article 6 de la même loi, ces documents ne peuvent être communiqués à des tiers qu'après occultation des mentions couvertes par le secret en matière commerciale et industrielle, ainsi que des mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ou faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Il peut s'agir d'informations relatives aux méthodes, procédés industriel et commercial, et aux moyens humains, techniques et financiers de l'entreprise, qui doivent être occultés. Dans le cas où figureraient au dossier des témoignages de membres du personnel, l'identité de ces derniers devrait être occultée si leur communication risque de leur porter préjudice. La commission, qui n'a pu prendre connaissance des documents en cause, considère que ceux-ci sont communicables après l'occultation des mentions rappelées ci-dessus. S'il s'avérait que la suppression de ces mentions prive certains documents de leur sens ou de leur intérêt pour le demandeur, UBIFRANCE pourrait en refuser la communication.