Conseil 20054395 Séance du 03/11/2005

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 3 novembre 2005 votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents détenus par le Bureau des relations avec les assurés - Observatoire des contrats (BRA) dans le cadre de ses missions d'instruction, d'analyse et de traitement des réclamations des assurés et de veille des contrats d'assurance, à savoir : 1) les courriers échangés avec les particuliers ou les organismes relevant du contrôle de la CCAMIP ; 2) les comptes rendus d'entretiens avec les représentants des organismes contrôlés que le BRA peut être amené à rédiger. La commission relève que selon l'article L.310-12 du code des assurances, dans sa version issue de l'article 30 de la loi n° 2003-706 du 1er août 2003 de sécurité financière, la Commission de contrôle des assurances, des mutuelles et des institutions de prévoyance (CCAMIP) est une « autorité publique indépendante », dotée de la personnalité morale. Elle est chargée de veiller au respect, par les entreprises d'assurance et de réassurance relevant du Code des assurances, par les mutuelles, unions et fédérations régies par le code de la mutualité, par les institutions de prévoyance et les institutions de retraite supplémentaire régies par le code de la sécurité sociale et les organismes régis par l'article L.727-2 du code rural, « des dispositions législatives et réglementaires qui leur sont applicables, ainsi que des engagements contractuels qui les lient aux assurés ou adhérents ». Dans ces conditions, tous les documents élaborés ou détenus par la CCAMIP dans le cadre de cette mission doivent être regardés comme des documents administratifs au sens de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978, soumis au droit d'accès dans les conditions prévues par cette loi. Il en est notamment ainsi des documents détenus par le BRA dans le cadre de ses missions d'instruction, d'analyse et de traitement des réclamations des assurés et de veille des contrats d'assurance. La commission rappelle toutefois les deux éléments suivants : - d'une part, des documents préparatoires à une décision ne sont communicables que lorsque cette décision est intervenue. Il est donc possible de différer la communication d'un document préparatoire jusqu'à ce que cette condition soit remplie ; - d'autre part, ne sont communicables qu'aux intéressés en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, les documents dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée et des dossiers personnels, au secret en matière commerciale et industrielle, contiendrait une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou ferait apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. La communication à un tiers d'un document comportant des mentions non communicables en vertu du II de l'article 6 ne peut intervenir qu'après occultation de ces mentions dès lors qu'elle ne fait pas perdre tout sens au document, conformément au III du même article 6. La nécessité d'une telle occultation s'apprécie au cas par cas, au regard des circonstances particulières de chaque espèce.