Conseil 20041030 Séance du 04/03/2004

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 4 mars 2004 votre demande de conseil relative à l'obligation pour la SNCF de reconstituer dans leur intégralité les dossiers de formation des agents qui en demandent la communication, ceux-ci contenant très rarement les éléments antérieurs à 1995 et au délai imparti à la SNCF pour répondre aux demandeurs. La commission a indiqué que la loi du 17 juillet 1978, modifiée par celle du 12 avril 2000, institue un droit d'accès aux documents administratifs et ne comporte pas de limitation dans le temps à cet accès. Dès lors que la SNCF a conservé les documents relatifs à la formation de ses agents, elle est tenue de les communiquer à chacun de ces agents qui lui demande les documents le concernant, alors même qu'elle les aurait versés à son service d'archives. Toutefois, lorsque la communication de ces documents suppose d'entreprendre des recherches, la SNCF peut en différer la communication. Il appartient à la SNCF d'informer le demandeur qu'elle va donner une suite favorable à sa demande, mais que la communication du document pourra requérir un certain délai. Il est difficile à la commission d'impartir un tel délai, qui ne saurait cependant excéder un mois. Mais il doit correspondre au délai strictement nécessaire pour retrouver le document recherché avec diligence. Dans la mesure où les mises à la retraite d'office ont un caractère systématique pour les agents atteignant l'âge de 55 ans et sont donc prévisibles, la SNCF pourrait prendre l'initiative d'informer les agents concernés de cette contrainte de délai avant qu'ils n'aient atteint cet âge et inviter ceux qui souhaiteraient disposer de tels documents à se faire connaître sous les meilleurs délais.