Conseil 20034860 Séance du 18/12/2003

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 18 décembre 2003 votre demande de conseil relative aux éléments suivants : 1. caractère communicable à un agent, des éléments relatifs à sa carrière dans le cadre d'un avancement de grade, dans la mesure où ceux-ci font apparaître la situation d'autres agents ainsi que le classement des uns par rapport aux autres ? 2. une liste d'agents classés en fonction de la note annuelle qui leur a été attribuée doit-elle être considérée comme un document portant une appréciation ou un jugement de valeur sur ceux-ci, même si la note n'apparaît pas sur le document ? 3. définition des documents portant une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques ? 4. caractère communicable aux organisations syndicales représentatives du personnel, du listing contenant le fichier du personnel dans son intégralité ou bien par type de populations, sachant qu'y figurent les informations suivantes : titre, nom, prénom, statut, grade, service, temps de travail ? 5. caractère communicable à un agent désireux d'évaluer sa situation par rapport aux autres agents du même grade, de la date de naissance, la date d'entrée dans la fonction publique, l'échelon, l'ancienneté dans l'échelon de ces agents, au regard du risque d'atteinte à leur vie privée ? La commission a rappelé, dans un premier temps, que les tableaux d'avancement et listes d'aptitudes, qu'ils portent sur des promotions de grade ou d'échelons, sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en ferait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée par celle du 12 avril 2000, du fait que le jugement de valeur qu'ils portent sur les agents concernés n'est pas susceptible de leur porter préjudice. Elle a toutefois précisé que les mentions susceptibles de faire apparaître l'ordre de mérite devaient être occultées, du fait que le jugement de valeur qu'elles impliquent peut être, en revanche, préjudiciable à l'agent. Ainsi, les tableaux d'avancement et listes d'aptitude peuvent être communiqués à toute personne dans leur intégralité, dans la mesure où les agents qui y sont mentionnés ne sont pas classés par ordre de mérite. La commission a, dans un deuxième temps, indiqué que les documents portant une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes physiques sont ceux qui comportent des mentions subjectives pouvant préjudicier à des personnes nommément désignées ou facilements identifiables, par exemple, s'agissant d'agents publics, les appréciations sur la manière de servir ou les notations. La commission a ensuite estimé que le listing contenant le fichier du personnel était librement communicable à toute personne en faisant la demande, quelle que soit sa qualité, sous réserve d'occulter les éventuelles mentions couvertes par le secret de la vie privée, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée (âge, date de naissance, adresse et coordonnées personnelles, éléments de rémunération au mérite, horaires de travail, dates de congés, notations...). S'agissant des éléments cités dans votre demande de conseil, ils ne paraissent pas susceptibles d'entrer dans le champ de cette réserve, à l'exception de l'indication du temps de travail. Enfin, la commission a considéré que si la date de naissance des agents ne pouvaient être communiquée à des tiers, tel n'est pas le cas de leur date d'entrée dans la fonction publique, de leur échelon et de leur ancienneté dans l'échelon.