Conseil 20020741 Séance du 14/03/2002

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 14 mars 2002 votre demande de conseil relative au caractère communicable de deux courriers électroniques (e-mail) relatifs à la mutation d'un agent, aux modalités techniques de communication de tels documents, ainsi qu'aux conditions matérielles, notamment d'archivage, à mettre en place en vue de satisfaire aux éventuelles demandes de communication de tels documents. La commission a estimé que les courriers électroniques doivent être regardés comme des documents au sens de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978 modifiée. Dès lors que, comme c'est le cas en l'espèce, ils sont échangés au sein d'un service administratif pour les besoins de ce service, ils sont de nature administrative et sont soumis comme tels au droit d'accès organisé par ce texte. En l'espèce, s'agissant de courriers se rapportant à la mutation d'un agent, la communication est en principe réservée au seul intéressé, conformément à l'article 6 II de la loi. Il appartient à cet agent de préciser sous quelle forme il souhaite accéder à ces documents, dans les limites fixées par l'article 4 de la loi. Il peut ainsi demander à obtenir une copie sur support numérique (envoi des fichiers correspondant aux courriers demandés par l'intermédiaire du réseau, copie sur disquette) ou sur support papier. L'exercice du droit d'accès est bien sûr subordonné à la condition qu'une copie de ces courriers ait été conservée au sein de votre établissement, soit sous forme papier, soit sous forme numérique. Il n'appartient toutefois pas à la commission de se prononcer sur les critères selon lesquels doit s'effectuer la conservation des documents administratifs.