Avis 20013162 Séance du 27/09/2001

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné la demande d'avis citée en objet dans sa séance du 27 septembre 2001 à la suite du refus de communication à Madame C. (section syndicale CFDT), par vous-même, des documents suivants : 1) liste nominative des agents par service incluant le grade, la qualité des agents et la quotité de travail ; 2) liste des agents contractuels avec le motif du recrutement ; 3) listes des agents ayant bénéficié d'un congé de maternité, parental, pour formation professionnelle et de mise en disponibilité. En ce qui concerne les documents visés aux points 1 et 2, elle estime qu'ils sont communicables de plein droit, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée par celle du 12 avril 2000, s'ils existent sous la forme demandée ou peuvent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant. Elle note, en particulier, que la circonstance que la liste nominative des personnels permanents soit communiquée aux représentants du personnel lors des commissions administratives paritaires ne saurait faire obstacle à l'exercice, par ces derniers, du droit d'accès que leur garantit la loi du 17 juillet 1978. En ce qui concerne les différents documents visés au point 3, sont librement accessibles, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée, la liste des agents ayant bénéficié d'un congé de formation ainsi que la liste des agents se trouvant en disponibilité, mais non les listes des agents ayant bénéficié d'un congé de maternité ou d'un congé parental, dont la communication est de nature à porter atteinte au secret de la vie privée des personnes concernées, protégé par l'article 6-II de la même loi. La commission tient à préciser, toutefois, que rien ne s'oppose à ce que vous communiquiez au demandeur les informations que contiennent ces deux dernières catégories de documents sous une forme synthétique, à condition, là encore, qu'un tel document existe ou puisse être aisément obtenu par un traitement automatisé d'usage courant.