Conseil 20013098 Séance du 30/08/2001

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 30 août 2001 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à la fédération départementale des chasseurs d'Indre-et-Loire, des registres d'enregistrement des demandes d'agrément des gardes particuliers, en vue de satisfaire une demande de communication du fichier des gardes particuliers du département dont la préfecture ne dispose pas. La commission vous rappelle tout d'abord qu'une administration n'est tenue de communiquer que les documents administratifs communicables en sa possession. La loi du 17 juillet 1978 modifiée par la loi du 12 avril 2000 ne doit pas avoir pour effet de contraindre les administrations à confectionner de nouveaux documents pour satisfaire des demandes d'accès à des documents administratifs qui ne sont pas détenus en l'état par les services. Il vous appartient donc d'informer la fédération départementale des chasseurs d'Indre-et-Loire de l'inexistence du document dont elle sollicite la communication. Si vous souhaitez néanmoins fournir à la fédération les renseignements qu'elle sollicite en faisant effectuer les recherches nécessaires sur le registre d'enregistrement des demandes d'agrément des gardes particuliers, la liste ainsi établie ne devra comporter qu'une liste de noms et aucun élément relatif à la vie privée des personnes mentionnées sur cette liste, en application des dispositions de l'article 6-II de la loi précitée qui interdit la communication aux tiers de mentions relatives à la vie privée des personnes physiques (adresse, date de naissance).