Avis 202400706 Séance du 07/03/2024

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 janvier 2024, à la suite du refus opposé par le Premier ministre à sa demande de communication, en sa qualité de journaliste, des factures, reçus et notes de frais relatifs à la restauration, la représentation, les voyages etc... de Madame Élisabeth BORNE, alors Première ministre, et de Monsieur Olivier VERAN, alors Porte-Parole du Gouvernement, sur les années comptables 2022 et 2023. En l'absence de réponse du Premier ministre à la date de sa séance, la commission rappelle que les documents retraçant les frais de déplacement des autorités ministérielles ou des agents publics dans le cadre de leurs fonctions constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu de l’article L311-1 du même code, dans les conditions et sous les réserves prévues par les articles L311-5 et L311-6. Elle précise que, dans sa décision du 8 février 2023, n°452521, le Conseil d’État a jugé que les notes et frais de restauration ou de représentation d’élus locaux, qui ont trait à l’activité des élus dans le cadre de leur mandat, comme celles d’agents publics, qui ont trait à leur activité dans le cadre de leurs fonctions, ne sauraient être regardés comme mettant en cause la vie privée de ces personnes. Il appartient à l’autorité administrative d’apprécier au cas par cas, à la date à laquelle elle se prononce sur une demande de communication, si, eu égard à certaines circonstances particulières tenant au contexte de l’évènement ou du déplacement auquel un document se rapporte, la communication des informations relatives à des tiers invités ou celle du motif de la dépense serait de nature, par exception, à porter atteinte aux secrets et intérêts protégés par les articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, justifiant alors leur occultation. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable. Elle précise, à toutes fins utiles, que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.