Avis 20236989 Séance du 14/12/2023

Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 novembre 2023, à la suite du refus opposé par le président de la caisse nationale de l'URSSAF à sa demande de communication des règles d'archivage (durée d'utilité administrative) concernant le versement des cotisations pour le compte d'un salarié. En l'absence de réponse du président de la caisse nationale de l'URSSAF à la date de sa séance, la commission rappelle, d’une part, qu’en vertu de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, sont notamment considérés comme documents administratifs, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par les personnes de droit privé chargées d’une telle mission. La commission relève, au cas présent, qu’en vertu du I de l'article L213-1 du code de la sécurité sociale, l'URSSAF assure le recouvrement de l'ensemble des cotisations et contributions finançant les régimes de base ou complémentaires de sécurité sociale et que les articles D253-42 à D253-45 de ce code fixent des règles de conservation des pièces justificatives. Elle estime par suite que les règles d’archivage sollicitées présentent un lien suffisant avec la mission de service public confiée à l’URSSAF et se déclare, dès lors, compétente pour connaître de la présente demande. D’autre part, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées, ni d'élaborer un document nouveau en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Ministre d'État, Ministre de l’éducation nationale, n° 128797 ; CE, 22 mai 1995, X, n° 152393). Elle considère en revanche de manière constante que sont des documents administratifs existants au sens de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, ceux qui sont susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En l’espèce, la commission estime que les règles d'archivage en cause, si elles sont formalisées dans un document ou peuvent être obtenues par un traitement automatisé d'usage courant, constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable.